Horas extras realizadas ou pagas?

Muitas máquinas têm um limitador de velocidade que impede, por segurança, que elas operem em condições acima daquelas para as quais foram projetadas.

O acompanhamento das horas extras realizadas pelos colaboradores tem o mesmo objetivo. Passado determinado limite (a lei estabelece um máximo de 2 horas diárias), os riscos para a saúde e para a segurança do empregado crescem muito. Essa é a razão principal para monitorar as Horas Extras Realizadas.

Já o acompanhamento das Horas Extras Pagas serve para fazer a gestão do tamanho da força de trabalho. A possibilidade de realizar algumas horas extras permite suportar situações eventuais de sobrecarga de trabalho com uma equipe mais enxuta, mas dificilmente é uma boa solução para uso continuado, pois o custo das horas adicionais é significativamente mais elevado que o das horas normais.

Em tua empresa são acompanhadas as horas extras pagas, as realizadas ou ambas?

RH dá lucro.

Imagem por Tumisu em Pixabay 

O relatório Creating People Advantage [1] mostra que as organizações que contam com um RH eficiente [2] têm resultado econômico duas vezes maior do que aquelas com uma fraca gestão de pessoas.

Com um direcionamento parecido, os pesquisadores da Fundação Instituto de Administração (FIA) [3], da Universidade de São Paulo, vêm, ano após ano, cruzando os resultados produzidos pelas melhores e maiores empresas listadas na revista EXAME, no Guia VOCÊ S/A – As Melhores Empresas para Você Trabalhar, com as que não figuram no ranking. As melhores classificadas têm rentabilidade 37% superior em relação às que ficaram de fora da lista. Eles relatam que nas empresas mais rentáveis os RHs também são mais eficientes; atendem mais colaboradores por funcionário da área, têm melhores índices de retenção de talentos e menores rotatividades.

Referências:

  1. BCG. Creating People Advantage 2014-2015: How to Set Up Great HR Functions. Disponível em:   https://www.bcg.com/publications/2014/organization-human-resources-creating-people-advantage.aspx. Acesso em 28.09.18.
  2. 5 métricas importantes para mostrar a eficácia do seu departamento de recursos humanos. Disponível em: http://risedh.com.br/blog/5-metricas-importantes-para-mostrar-a-eficacia-do-seu-departamento-de-recursos-humanos/. Acesso em 28.09.18.
  3. Como ter uma área de recursos humanos que gera lucro para o negócio? Disponível em: https://www.rhportal.com.br/artigos-rh/como-ter-uma-area-de-recursos-humanos-que-gera-lucro-para-o-negocio. Acesso em 18.04.16.

Rotatividade ótima

A rotatividade deve ser adequada à estratégia da organização

Um estudo da Towers Watson concluiu que organizações com uma rotatividade intermediária (cerca de 15% ao ano) apresentam produtividade maior que as com resultados elevados (30 a 40%) ou muito baixos (cerca de 5%). Outro aspecto levantado pela pesquisa é que a questão principal não é a quantidade de rotatividade de pessoal, e sim, a qualidade desta rotatividade [1].

A rotatividade ideal é aquela em que a organização consegue reter seu pessoal bem qualificado e substituir aqueles que apresentam deficiência no desempenho. A rigor, o valor ótimo dependerá da situação específica de cada organização e do mercado. Portanto, é importante entender que a rotatividade deve ser adequada às peculiaridades do setor e à estratégia da organização. Logo, é esperado que a rotatividade ótima no varejo seja superior aquela de uma empresa de software, por exemplo.

Referência:

1. Watson Wyatt Insider. Disponível em: http://www.watsonwyatt.com/us/pubs/insider/showarticle.asp?ArticleID=15304 Acesso em 12 set. 2011.

Um problema de gestão criado pela tecnologia e, mais grave, não percebido

Imagem por Photo Mix em Pixabay 

Na medida em que a tecnologia facilita e simplifica a coleta de dados, a quantidade de informações entregues aos gestores cresce. Embora muitos administradores sintam-se afogados em um mar de números, outros acreditam que estão seguros e equipados para decidir justamente por contar com muita informação. Provavelmente, ambos estão errados.

No processo de gestão do desempenho, o ponto fraco costuma ser a análise dos dados. Ter informações instantâneas ou online não significa que as decisões serão melhores. Na verdade, muitas vezes a disponibilidade contínua de informações leva às análises mais frequentes e superficiais com óbvios resultados negativos sobre a qualidade das conclusões.

Olhar uma tela de computador que fica pipocando os últimos números da organização é moderno, bacana e impressiona bem. Mas, infelizmente, é uma péssima maneira de se informar. Sem a interpretação contextualizada dos dados em um relatório, dificilmente temos boas decisões.

Um bom relatório de desempenho oferece os seguintes benefícios:

  • Aponta as variações, tendências e relações dos indicadores ao longo do tempo.
  • Chama a atenção para resultados indesejáveis, destacando a distância entre os resultados obtidos e as metas estabelecidas.
  • Documenta os benchmarks.
  • Informa e analisa o contexto e as causas que explicam ou contribuíram para os resultados; esclarece, por exemplo, se o estoque caiu porque a produção foi baixa ou porque as vendas foram elevadas.
  • Recomenda ações preventivas e corretivas.
  • Permite que a gerência possa conhecer as dificuldades das linhas de frente, mesmo não tendo tempo para acompanhar o dia a dia da organização.

Portanto, além de investir em software e hardware, invista em humanware.

O maior problema na comunicação é a ilusão que ela foi efetiva. – George Bernard Shaw

A cervejaria da Estácio de Sá

canecas de cerveja com os pegadores "engatados".
Imagem por Alexander Lesnitsky em Pixabay 

Centralizar a gestão … foi um dos caminhos encontrados pela universidade carioca Estácio de Sá para resolver seu problema de rentabilidade. Quando o fundo de investimento GP assumiu uma participação na companhia, há seis anos, se deparou com um cenário desolador: cada unidade tinha equipes próprias que não conversavam entre si. Além de problemas de caixa, a marca era queimada junto aos alunos. “Nossa marca era vista de modo ruim”, afirma Rogério Melzi, presidente da Estácio de Sá. “Não conseguiríamos aumentar nossa margem sem investir em qualidade e eficiência, porque reputação é tudo no nosso segmento.


A nova equipe de gestão reorganizou a empresa para diluir os custos de operação. Compras, logística, contabilidade, registros, faturamento, recursos humanos e folha de pagamento das 80 unidades foram unificados em uma única central. Na parte financeira, foi estendida a toda a rede conceitos como orçamento base zero, gestão Seis Sigma, gerenciamento por diretrizes e programas de remuneração variável baseados em metas. Aliás, os próprios professores da Estácio entraram no sistema de metas. No início, o programa foi rejeitado: “me diziam que a faculdade não era fábrica de cerveja”, diz Melzi, ex-executivo da Ambev. “Hoje, assim que me veem perguntam ‘cadê minhas metas?’ ” Os números mostram o efeito que a “fabricação de cerveja” teve na Estácio. A quantidade de funcionários – 14 mil – é a mesma hoje do que quando o fundo chegou à empresa, embora o número de alunos tenha saltado de 200 mil para mais de 400 mil. No mesmo período, o turnover da equipe caiu de 30% para 10%, enquanto a margem Ebitda (lucros antes de impostos, depreciações e amortizações) saltou de 10% para 21%.

Fonte: Revista Época Negócios. Setembro 2014. p. 105.

Ordem das questões em uma pesquisa

Imagem por Artjane em Pixabay.

As cédulas eleitorais em papel têm, necessariamente, que listar os candidatos em alguma ordem. É sabido que os candidatos se beneficiam de serem listados primeiro. Um estudo descobriu que um candidato cujo nome é listado primeiro ganha cerca de 3,5 pontos percentuais na votação [1].

O efeito é menor quando os candidatos são bem conhecidos, como nas eleições presidenciais, mas quando os candidatos têm pouco reconhecimento de nome ou pouca cobertura da mídia (como na maioria das eleições locais), o efeito pode ser ainda maior.

O  mesmo acontece nas pesquisas de satisfação realizadas junto aos clientes e aos colaboradores. Então, é preciso ter muito cuidado para evitar distorções. Se a ordem das questões no questionário da pesquisa pode alterar a conclusão que interessa ao cliente, ou aos usuários dos resultados, temos as seguintes alternativas:

A. Fazer a pesquisa com vários questionários, em que a ordem das perguntas é alterada. Em sistemas informatizados isso é fácil.

B. Tomar o cuidado de só analisar variações em relação a levantamentos anteriores, em que a ordem das questões era a mesma.

Referência:

1. Koppell, Jonathan G. S., and Jennifer A. Steen. The Effects of Ballot Position on Election Outcomes. Journal of Politics 66 (2004): 267-81. Citado em Thaler, Richard H. e Sunstein, Cass R. Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness. Penguin Books. USA. 2009. p. 249.

Linha de Base (Baseline)

Desenho de gráfico em que uma mão desloca um dos resultados.

A Linha de Base (baseline) é o nível de desempenho médio de um processo ou sistema em determinado momento. É a referência essencial para comparação com a performance futura, permitindo avaliar se realmente houve melhoria. Ou, de outro modo, é o resultado das medidas feitas antes de uma intervenção, permitindo comparar e avaliar o efeito das ações tomadas. Afinal, sem conhecer a situação existente, é difícil determinar o progresso alcançado.

Por quê não se fala em ponto de partida, mas em linha de base? Porque, devido à variabilidade dos processos, é difícil determinar um único ponto representativo da realidade. A baseline deve ser fruto de várias medidas, para maior certeza de que não se trata de uma condição atípica decorrente de variações naturais ou de um pico (para mais ou para menos) aleatório.

Segundo Stacey Barr [1] , o número mínimo de pontos para estabelecer uma referência que descreva a situação inicial é cinco. Logo, o histórico é fundamental, pois os dados apenas do último período podem não representar a realidade.

A melhor maneira de determinar a linha de base é usar a Linha Central do gráfico XmR do processo (ver CEP).

Exemplo de gráfico de Controle Estatístico de Processo CEP.

A determinação correta da baseline é particularmente importante nos casos onde o processo é irreversível, como o ganho de experiência de um grupo  profissional, por exemplo.

Dica: Para determinar a linha de base de um indicador sujeito a sazonalidades, é importante dessazonalizar os dados.

Se a meta é o ponto de chegada, a “linha de base” (baseline) é a situação de partida. Não faz sentido desenvolver um plano de ações se não soubermos onde estamos e para onde queremos ir. – Dórian

Referência

  1. Stacey Barr. How to Set a KPI Baseline to Monitor Improvement. January 10, 2018.

As leis da simplicidade: vida, negócios, tecnologia, design.

Comentários sobre o livro

O autor, seguindo o prometido no título do livro, apresenta o que chama de “as 10 leis da simplicidade”, apresentadas por palavras chave como: reduza, organize, tempo, aprenda, diferenças, contexto, emoção, confiança, falha e “The one”. Na descrição de algumas das orientações são usados acrônimos, para facilitar a memorização das regras sugeridas.

Entretanto, no conjunto, o livro decepciona. Repete exemplos e histórias típicas de palestrantes da moda, sem oferecer uma orientação mais prática ou objetiva. Um pequeno artigo, com a listinha de regras e algumas considerações, teria sido mais interessante e útil. Seria, portanto, a opção correta se o autor seguisse suas próprias lições.

O livro

Maeda, John. As leis da simplicidade – Vida, negócios, tecnologia, design. Ed. Conceito.

Indicadores de desempenho que orientam ações erradas

Imagem por Steve Buissinne from Pixabay

“As empresas com os melhores desempenho não registram perda de produção por departamento, como mecânica, elétrica, instrumentação ou operações. Eles veem isso como uma perda de tempo que não promove parceria. Em vez disso, eles selecionam quais problemas resolver e resolvem esses problemas. As empresas com os melhores desempenhos medem a confiabilidade total como uma medida conjunta de desempenho e não a confiabilidade por departamento. Aquelas empresas com os melhores desempenhos não medem o “tempo ocupado” ou “o tempo de ferramenta (wrench time)” do pessoal. Elas entendem que pessoas ocupadas não são sempre produtivas; na área de manutenção, as pessoas ocupadas trabalham duro durante uma falha ou quebra de equipamento e menos quando não há interrupções. Não ter falhas é uma situação mais desejável. Medir o tempo de ferramenta também é uma abordagem muito desatualizada e negativa para as pessoas. Em vez disso, as melhores empresas medem a eficiência do processo em que as pessoas trabalham. Se a manutenção preventiva, o planejamento e o agendamento do trabalho forem bem feitos, as pessoas ficarão menos ocupadas “trabalhando” e mais envolvidas com trabalho de maior valor agregado que nem sempre é visível, como eliminação de causa raiz, precisão do planejamento de trabalhos repetitivos, solução dos gargalos, etc.” – Christer Idhammar (IDCON vice-president)

Apesar das considerações válidas do Idhammar, a situação pode ser diferente se desejamos medir a produtividade dos trabalhadores nas Paradas Gerais (equipes de manutenção e obras). A Aracruz – unidade da Fíbria,  líder mundial na produção de celulose de eucalipto – utiliza uma estratégia chamada Worksampling [2]. Durante o horário de trabalho, auditores circulam pelas áreas, identificando quantos profissionais estão trabalhando, circulando ou parados, por empresa. O resultado é utilizado nas negociações de contratação, otimizando recursos e melhorando o planejamento. Com base nas estatísticas mostradas pela técnica, a Aracruz é benchmarking em produtividade em Paradas Gerais.

Referências:

1. RISI. Pulp & Paper International, Dec. 2009. p. 15.

2. Fonte: Aracruz em revista. Ano 16 – nº 184, julho de 2008. Recorde na PG, p. 4.

Ou veja no LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/indicadores-de-desempenho-que-orientam-ações-erradas-dórian-bachmann

Pessoas, processos e inovação

Uma empresa é uma coleção de processos e conta com dois tipos de colaboradores. Os que executam os processos e os que criam e melhoram os processos. Os primeiros são mãos de obra, ainda que tenham de usar a cabeça, enquanto os  demais são os chamados trabalhadores do conhecimento.

Essa é a regra e, naturalmente, admite exceções. Uma delas inclui os colaboradores envolvidos com os processos de inovação que, naturalmente, exigem o uso de conhecimentos não estruturados. Nesse caso, ter lido uma obra do Isaac Asimov ou apreciado uma pintura de Mondrian pode influenciar seu trabalho e seus resultados. Isso porque mesmo alguns processos – como deve ser o processo de gestão da inovação – ainda que bem estruturados, se beneficiam fortemente de referências que usualmente não são previstas nos planos de cargos.

Então, na gestão de pessoas, a primeira coisa que temos que considerar é qual o público e processo estamos tratando.