Medidas absolutas ou relativas?

Imagem de Peggy und Marco Lachmann-Anke por Pixabay 

Como mostrar que um investimento em melhoria foi uma boa decisão? Às vezes o benefício é evidente e não precisamos nos preocupar com maiores análises. Mas, na maioria das situações, os ganhos são marginais e devem ser determinados por meio de medidas que permitam comparar o antes e o depois.

Vamos imaginar que investimos na substituição de lâmpadas convencionais por outras mais modernas, na expectativa de que a conta de energia tenha redução, e desejamos avaliar o benefício. Apenas comparar o valor da conta nos dois momentos pode não refletir o ganho; fatores como uma mudança na bandeira tarifária poderiam impactar a análise. Então, melhor que observar os valores monetários, é comparar os consumos em kWh. Isso elimina um ruído (variação no preço) e soluciona parte do problema, mas ainda não é suficiente. Podemos estar comparando meses com diferentes quantidades de dias úteis; o consumo de fevereiro usualmente é menor que o de março.

Uma boa estratégia de análise é substituir os valores absolutos por indicadores relativos ou específicos. Nesse exemplo poderíamos, ao invés de comparar os consumos totais mensais, comparar os consumos por dia útil ou dia trabalhado em cada um dos meses. Essa técnica, útil em muitas situações, elimina diversos efeitos que ocorrem ao longo do tempo, permitindo observar as melhorias e identificar tendências com mais facilidade. Em resumo, na gestão devemos evitar o uso de valores absolutos como indicadores, substituindo-os sempre que possível por medidas relativas ou específicas.

Outro exemplo:

A meta de treinamento de “1500 Horas no ano” (número absoluto) pode ser afetada pela mudança na quantidade de trabalhadores. Já um indicador como “Horas de treinamento por colaborador/ano” (uma relação), não está sujeito a este tipo de problema.

Portanto, sempre insisto que relações, ou indicadores gerados com dados normalizados, isto é, que relacionam um valor absoluto a um fator comum, são melhores. Entretanto, os números absolutos fornecem informações sobre a grandeza dos parâmetros e resultados, sendo muitas vezes essenciais para avaliações técnicas e planejamentos. Por exemplo, a quantidade total de fertilizante produzida em determinado período permite fazer a programação de vendas ou de receitas em período de duração similar.

Os números absolutos são, também, os elementos que permitem o cálculo dos indicadores. Assim, a produção total no mês (número absoluto) permite estimar a produção média diária no período (indicador). Os números absolutos ainda podem ser úteis para a comparação de duas organizações ou sistemas, com o propósito de identificar aquela de maior porte, para que possam ser considerados determinados ganhos de escala.

Logo, os números absolutos, que podem ser expressos em diversas unidades de medida como moeda, toneladas, número de empregados, megawatts etc., permitem:

  • Colher dados de forma consistente.
  • Somar grandezas.
  • Ordenar sistemas por porte ou outra característica.
  • Calcular indicadores.

Logo, entre um e outro, em muitos casos precisamos dos dois. Mas, não há receita. Analise usando o bem senso.

Reunião de Análise Crítica

A Análise Crítica, ou verificação criteriosa dos processos e seus resultados, deve ser feita de forma sistemática e frequente.

Uma das etapas mais importantes deste processo é a Reunião de Análise Crítica, em que diferentes opiniões, conhecimentos e pontos de vista enriquecem as interpretações. O planejamento da reunião deve incluir:

• Lista de participantes, tomando o cuidado de incluir todos os envolvidos, independentemente do nível hierárquico, pois não é uma reunião de gerentes ou supervisores, mas de profissionais.

• Frequência, que pode ser mensal, trimestral, etc., conforme as características do processo sob análise, mas não deve variar.

• Disponibilidade dos dados, de preferência também na forma de gráficos ou diagramas, além das tabelas, para facilitar a interpretação.

A análise crítica deve observar dois aspectos: os resultados obtidos, comparativamente às expectativas, e a execução física dos planos de ações para melhoria ou correção.

Vale a pena usar indicadores?

Desenho de um executivo apontando para um quadro com um gráfico de linha indicando crescimento do indicador – Clique em “Autorizar imagens” para ver.

Os gurus da administração insistem que a boa gestão deve ser baseada em fatos e dados. Por isso, defendem o uso de indicadores. Também os prêmios e as normas de qualidade na gestão enfatizam que usar métricas é essencial.

Mas, no dia a dia, o uso de indicadores é frequentemente associado ao controle e à burocracia. Isso faz com que a ferramenta seja mal vista pelos colaboradores.

Segue uma lista dos benefícios no uso de indicadores bem escolhidos:

  • Mostrar o sucesso – a melhoria dos resultados, especialmente quando apresentada graficamente, é uma forma convincente de mostrar o sucesso da gestão, estimulando e motivando a equipe.
  • Monitorar o desempenho – o monitoramento dos resultados permite antecipar quando um processo tende a sair do controle ou dos limites especificados.
  • Delegar – a objetividade e o foco possíveis, quando o diálogo é feito com a ajuda de indicadores e metas, facilita a delegação e a autonomia das pessoas e equipes.
  • Compreender a contribuição – a divulgação das relações entre os indicadores permite que as pessoas, equipes e áreas percebam de que forma participam dos resultados da organização, trazendo um senso de pertencimento.
  • Aprimorar os processos – o acompanhamento dos resultados dos indicadores favorece o aprendizado e a busca de alcançar as metas, estimula a melhoria contínua dos processos.
  • Comparar com outros (benchmaking) – permite identificar boas práticas e estimula a melhoria e a troca de experiências.
  • Dar foco ao que é importante – a referência periódica aos indicadores evidencia, para as pessoas, os pontos importantes para o processo ou para a organização.

Essas vantagens são reais? Existe mais alguma? Comente.

Estabilidade é Qualidade

Um case para reflexão.
Foto de uma refinaria de petróleo com montanhas ao fundo.
Imagem por Nicola Giordano em Pixabay 

Um dos princípios da qualidade é que os processos devem operar da forma mais estável possível. A descrição adiante – corroborada por minha experiência própria com uma greve em uma unidade química – reforça a filosofia.

“Em 1980, uma grande refinaria da Costa do Golfo dos EUA concluiu uma greve de 5 meses. Durante a greve, a planta continuou as operações normais, administrada por engenheiros e supervisores. No final da greve, o departamento de contabilidade informou:

  • A produção (em massa) da refinaria melhorou em 0,8%
  • O rendimento volumétrico de produtos líquidos aumentou 1,3%
  • O lucro da refinaria dobrou.

No final do ano, as operações haviam voltado ao normal. O uso de energia aumentou, o rendimento volumétrico diminuiu e as falhas nos equipamentos rotativos aumentaram em uma ordem de magnitude” [1].

Nos anos 90 vivi uma experiência semelhante no Brasil. Minha conclusão é que os engenheiros e supervisores, por não contarem com experiência operacional e com uma equipe de manutenção, colocaram as unidades de produção em um ritmo confortável e seguro para evitar problemas. Nessa situação, a variabilidade dos processos era menor e a operação mais estável trouxe os benefícios citados por Lieberman. Pena que, no dia a dia, a vontade de “espremer” a capacidade de produção ao extremo acabe levando às instabilidades, desgastes (de equipamentos e pessoas) e custos que poderiam ser poupados.

Referência:

  1. Lieberman, Norman P. Basic technology can improve refinery profits. Oil & Gas Journal. July 18, 1994. pp. 50-54.

Um problema de gestão criado pela tecnologia e, mais grave, não percebido

Imagem por Photo Mix em Pixabay 

Na medida em que a tecnologia facilita e simplifica a coleta de dados, a quantidade de informações entregues aos gestores cresce. Embora muitos administradores sintam-se afogados em um mar de números, outros acreditam que estão seguros e equipados para decidir justamente por contar com muita informação. Provavelmente, ambos estão errados.

No processo de gestão do desempenho, o ponto fraco costuma ser a análise dos dados. Ter informações instantâneas ou online não significa que as decisões serão melhores. Na verdade, muitas vezes a disponibilidade contínua de informações leva às análises mais frequentes e superficiais com óbvios resultados negativos sobre a qualidade das conclusões.

Olhar uma tela de computador que fica pipocando os últimos números da organização é moderno, bacana e impressiona bem. Mas, infelizmente, é uma péssima maneira de se informar. Sem a interpretação contextualizada dos dados em um relatório, dificilmente temos boas decisões.

Um bom relatório de desempenho oferece os seguintes benefícios:

  • Aponta as variações, tendências e relações dos indicadores ao longo do tempo.
  • Chama a atenção para resultados indesejáveis, destacando a distância entre os resultados obtidos e as metas estabelecidas.
  • Documenta os benchmarks.
  • Informa e analisa o contexto e as causas que explicam ou contribuíram para os resultados; esclarece, por exemplo, se o estoque caiu porque a produção foi baixa ou porque as vendas foram elevadas.
  • Recomenda ações preventivas e corretivas.
  • Permite que a gerência possa conhecer as dificuldades das linhas de frente, mesmo não tendo tempo para acompanhar o dia a dia da organização.

Portanto, além de investir em software e hardware, invista em humanware.

O maior problema na comunicação é a ilusão que ela foi efetiva. – George Bernard Shaw

A cervejaria da Estácio de Sá

canecas de cerveja com os pegadores "engatados".
Imagem por Alexander Lesnitsky em Pixabay 

Centralizar a gestão … foi um dos caminhos encontrados pela universidade carioca Estácio de Sá para resolver seu problema de rentabilidade. Quando o fundo de investimento GP assumiu uma participação na companhia, há seis anos, se deparou com um cenário desolador: cada unidade tinha equipes próprias que não conversavam entre si. Além de problemas de caixa, a marca era queimada junto aos alunos. “Nossa marca era vista de modo ruim”, afirma Rogério Melzi, presidente da Estácio de Sá. “Não conseguiríamos aumentar nossa margem sem investir em qualidade e eficiência, porque reputação é tudo no nosso segmento.


A nova equipe de gestão reorganizou a empresa para diluir os custos de operação. Compras, logística, contabilidade, registros, faturamento, recursos humanos e folha de pagamento das 80 unidades foram unificados em uma única central. Na parte financeira, foi estendida a toda a rede conceitos como orçamento base zero, gestão Seis Sigma, gerenciamento por diretrizes e programas de remuneração variável baseados em metas. Aliás, os próprios professores da Estácio entraram no sistema de metas. No início, o programa foi rejeitado: “me diziam que a faculdade não era fábrica de cerveja”, diz Melzi, ex-executivo da Ambev. “Hoje, assim que me veem perguntam ‘cadê minhas metas?’ ” Os números mostram o efeito que a “fabricação de cerveja” teve na Estácio. A quantidade de funcionários – 14 mil – é a mesma hoje do que quando o fundo chegou à empresa, embora o número de alunos tenha saltado de 200 mil para mais de 400 mil. No mesmo período, o turnover da equipe caiu de 30% para 10%, enquanto a margem Ebitda (lucros antes de impostos, depreciações e amortizações) saltou de 10% para 21%.

Fonte: Revista Época Negócios. Setembro 2014. p. 105.

Indicadores de desempenho que orientam ações erradas

Imagem por Steve Buissinne from Pixabay

“As empresas com os melhores desempenho não registram perda de produção por departamento, como mecânica, elétrica, instrumentação ou operações. Eles veem isso como uma perda de tempo que não promove parceria. Em vez disso, eles selecionam quais problemas resolver e resolvem esses problemas. As empresas com os melhores desempenhos medem a confiabilidade total como uma medida conjunta de desempenho e não a confiabilidade por departamento. Aquelas empresas com os melhores desempenhos não medem o “tempo ocupado” ou “o tempo de ferramenta (wrench time)” do pessoal. Elas entendem que pessoas ocupadas não são sempre produtivas; na área de manutenção, as pessoas ocupadas trabalham duro durante uma falha ou quebra de equipamento e menos quando não há interrupções. Não ter falhas é uma situação mais desejável. Medir o tempo de ferramenta também é uma abordagem muito desatualizada e negativa para as pessoas. Em vez disso, as melhores empresas medem a eficiência do processo em que as pessoas trabalham. Se a manutenção preventiva, o planejamento e o agendamento do trabalho forem bem feitos, as pessoas ficarão menos ocupadas “trabalhando” e mais envolvidas com trabalho de maior valor agregado que nem sempre é visível, como eliminação de causa raiz, precisão do planejamento de trabalhos repetitivos, solução dos gargalos, etc.” – Christer Idhammar (IDCON vice-president)

Apesar das considerações válidas do Idhammar, a situação pode ser diferente se desejamos medir a produtividade dos trabalhadores nas Paradas Gerais (equipes de manutenção e obras). A Aracruz – unidade da Fíbria,  líder mundial na produção de celulose de eucalipto – utiliza uma estratégia chamada Worksampling [2]. Durante o horário de trabalho, auditores circulam pelas áreas, identificando quantos profissionais estão trabalhando, circulando ou parados, por empresa. O resultado é utilizado nas negociações de contratação, otimizando recursos e melhorando o planejamento. Com base nas estatísticas mostradas pela técnica, a Aracruz é benchmarking em produtividade em Paradas Gerais.

Referências:

1. RISI. Pulp & Paper International, Dec. 2009. p. 15.

2. Fonte: Aracruz em revista. Ano 16 – nº 184, julho de 2008. Recorde na PG, p. 4.

Ou veja no LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/indicadores-de-desempenho-que-orientam-ações-erradas-dórian-bachmann

Pessoas, processos e inovação

Uma empresa é uma coleção de processos e conta com dois tipos de colaboradores. Os que executam os processos e os que criam e melhoram os processos. Os primeiros são mãos de obra, ainda que tenham de usar a cabeça, enquanto os  demais são os chamados trabalhadores do conhecimento.

Essa é a regra e, naturalmente, admite exceções. Uma delas inclui os colaboradores envolvidos com os processos de inovação que, naturalmente, exigem o uso de conhecimentos não estruturados. Nesse caso, ter lido uma obra do Isaac Asimov ou apreciado uma pintura de Mondrian pode influenciar seu trabalho e seus resultados. Isso porque mesmo alguns processos – como deve ser o processo de gestão da inovação – ainda que bem estruturados, se beneficiam fortemente de referências que usualmente não são previstas nos planos de cargos.

Então, na gestão de pessoas, a primeira coisa que temos que considerar é qual o público e processo estamos tratando.

Tom Peters Seminar – Crazy times call for crazy organizations

Comentários sobre o livro

Levando ao extremo o momento em que vivemos e que exige das organizações versatilidade e flexibilidade, Tom Peters, com o espírito revolucionário que o caracteriza tão bem, faz uma analogia entre como deveriam ser os organogramas das empresas e a famosa pintura “Autumn Rhythm“, do Jackson Pollock.

Mas o recado não é de buscar desorganização, apenas não deixar que o formal se superponha à necessidade de flexibilidade e liberdade para fazer as coisas acontecerem. Assim, ele ajuda a lembrar que o organograma não é a organização, mas uma ferramenta de gestão que deve ser usada e alterada para atender à missão.

O livro

PETERS, Thomas J. The Tom Peters Seminar: crazy times call for crazy organizations. 1ª ed. New York: Vintage Books, 1994. 

Indicadores para a Economia Circular

Os indicadores para a avaliação do progresso das empresas na adoção da Economia Circular geralmente cobrem os seguintes aspectos*:

  • Quantidade de resíduos gerados.
  • Quantidade de resíduos enviados para descarte.
  • Percentual de recicláveis usados como matéria prima.
  • Percentual de recicláveis existente nos produtos.
  • Desperdícios.

Mas ainda não há uma padronização na forma de fazer essas medidas, o que reduz as possibilidades de comparações entre empresas (benchmarking) e a troca de experiências e boas práticas.

Mas, o que é a Economia Circular?

É um conceito baseado na redução, reutilização, recuperação e reciclagem de materiais e energia. É vista como uma forma de dissociar o crescimento econômico do aumento no consumo de recursos.

Nota: * – Informações fornecidas pelas representantes das empresas Posigraf, Amcor e KWM na live de 19.08.20 organizada pelo Sinpacel e mediada por Angela Finck.