Plano de ações

Desenho em quadro branco de um Plano de ações.

Ter um bom conjunto de indicadores não é suficiente para o sucesso na gestão. É necessário fazer um Plano de Ações para a melhoria dos processos que estão sendo mensurados e criar uma sistemática de avaliação periódica dos resultados, comparando-os com as metas estabelecidas. Nos casos de desvios, é importante revisar o Plano, mudando as atividades (a forma de fazer) ou a quantidade de recursos alocados.

O Plano de Ações, algumas vezes chamado de Plano Operacional, é uma lista de atividades necessárias para alcançar determinado objetivo. Para ser completa, costuma observar o 5W2H.

WhatO que
WhyPor que
WhenQuando
WhoQuem
WhereOnde
HowComo
How muchQuanto

Plano de Ações

Toda vez que estabelecemos uma meta, estamos tentando prever o futuro. Pior, estamos acreditando que podemos moldar o futuro e isso nem sempre é verdade. As metas nos ajudam a estabelecer o futuro desejado, mas a gestão dos processos e dos planos de ações é que nos permite alcançar o futuro pretendido.

O Plano de Ações é a resposta a questão “Como atingir a meta estabelecida?”. Assim, não faz sentido definir uma meta sem criar um Plano de Ações associado a essa meta. A construção de um bom Plano de Ações exige responda às seguintes perguntas.

  • O quê deve ser feito?
  • Até quando deve ser feito?
  • Quem deve fazer ou garantir que seja feito?
  • Quanto vai custar?

e, em muitos casos, onde deve ser feito, ou, em outras palavras, que atenda ao 5W2H.

Superestimamos o resultado e subestimamos o processo. Mas o sonho só é realizado graças à dedicação a um processo. John Maxwell

Pirâmide de Resultados

Pirâmide egipcia.

O alcance de um determinado objetivo costuma decorrer de uma cadeia de causas e efeitos, em que alguns resultados acabam gerando outros.

Assim, se uma organização que tem muitas faltas estabelece um Plano de Ação para reduzir o absenteísmo, a conclusão ou implantação das ações já é um resultado. Chamamos esse sucesso de resultado de 1° nível. Caso as ações previstas no plano sejam eficazes, haverá uma queda no absenteísmo medido (resultado de 2° nível) e, em decorrência, um aumento na produtividade da equipe (resultado de 3° nível).

Quando escolhemos os indicadores para a gestão, devemos considerar os diversos níveis de resultados, de modo a obter uma visão abrangente dos efeitos de cada decisão.

Dúvidas sobre o uso de indicadores? Contate-nos:  duvidas@bachmann.com.br

A Melhoria dos Processos

Gap

A melhoria de um processo exige o uso de duas ferramentas gerenciais: o Plano de Ações e Indicadores.

O Plano de Ações é uma lista de atividades, com os respectivos responsáveis e prazos, que servirá para referência dos envolvidos e para acompanhamento da execução.

Os Indicadores são medidas que permitirão saber se o Plano de Ações está ou foi executado (% de realização física do Plano de Ações) e saber se a execução do Plano está trazendo melhorias efetivas ao processo.

O Diagnóstico é uma ação gerencial de análise do processo e de seus resultados para identificar problemas e oportunidades para melhoria. Pode fazer uso de diversos abordagens como MASP, benchmarking, etc.

O objetivo maior de um indicador é permitir a comparação com um resultado de referência ou meta. Portanto, deve servir para mensurar a diferença entre o resultado existente e o desejado (gap ou desvio).

Indicador tem que ter meta?

GoalNa verdade, não! Na prática, temos três situações e só em uma temos efetivamente uma meta:

  • A mais comum é que o indicador forneça o nível de desempenho de um processo que queremos melhorar. Nesse caso, o indicador deve ter uma meta que representa o resultado desejado em um momento futuro e um Plano de Ações visando a melhoria.
  • Outra situação, menos desejável, ocorre quando ainda não há um histórico que permita estabelecer uma meta, mas se deseja monitorar um processo. Nesse caso, o indicador permite observar a tendência de estabilidade, piora ou melhoria. Mas, se depois de alguns ciclos de análise ainda não foi estabelecida uma meta ou um limite ou faixa de controle, possivelmente não se trata de um indicador.
  • Uma terceira situação acontece quando o processo está estável ou sob controle e isso é considerado satisfatório. Nesse caso, o resultado é periodicamente comparado com valores de referência. Apenas nos casos em que o resultado do indicador extrapola os limites especificados há necessidade de alguma ação. Por exemplo, se o indicador de inadimplência está em 1,7% e a empresa tem com limite máximo 2,0%. Assim, embora deva ser feito o acompanhamento mensal, só será tomada ação se a inadimplência chegar a 2%. É diferente se a gerência estabelecer um limite (meta) de 1,5% no máximo. Nesse caso, voltamos à primeira situação, em que se deve fazer um Plano de Ação, por exemplo incluindo regras mais restritivas para a concessão de crédito, visando reduzir a inadimplência.

E então? Qual é a situação mais comum em tua organização?