Uma realidade difícil de mudar

Em uma indústria química na qual trabalhei na década de 1980 havia várias bombas para movimentar água, óleos e outros produtos químicos entre os diversos equipamentos. Para manter uma boa operação, os engenheiros de processo precisavam acompanhar a pressão na saída dos equipamentos e os engenheiros mecânicos desejavam monitorar a temperatura nos mancais das bombas.

A prática, na época, era solicitar que os operadores olhassem cada bomba de hora em hora e preenchessem os dados de interesse em pranchetas com planilhas impressas em papel.

Ao observarem uma pressão mais baixa que a usual, ou uma temperatura mais alta que a permitida, os operadores deviam notificar o supervisor para que fosse tomada alguma ação corretiva.

Ao longo dos anos, devido às trocas de equipamentos e outras modernizações, a sequência de preenchimento dos formulários não coincidia com o trajeto que o operador fazia para colher os dados. Então, ele deixava espaços em branco que, mais adiante, eram preenchidos. Isso, eventualmente, provocava algum erro por troca nos dados anotados.

Para avaliar se a pressão das bombas – já que era diferente para cada uma – estava adequada, o operador costumava olhar o resultado anotado no momento anterior. Isso funcionava bem quando havia, por exemplo, um entupimento, fazendo com que houvesse uma variação brusca na pressão medida. Mas as bombas, devido às condições de trabalho rigorosas, também sofriam desgaste que se refletia em redução na pressão de saída, diminuindo a eficiência do processo; como a queda na pressão devida à essa causa era lenta e gradativa, a comparação com o valor medido na hora anterior não sinalizava problema. Os operadores se acostumavam com os novos valores e não percebiam a necessidade de manutenção, exceto quando os resultados já eram muito ruins. A mesma coisa acontecia com a temperatura.

Na época, refiz as planilhas alterando a ordem das anotações para coincidir com a ordem em que os equipamentos estavam instalados; também incluí uma linha adicional com os limites aceitáveis para esses valores, para que fossem tomados como referência. Esses dois cuidados muito simples reduziram os erros e aprimoraram a coleta dos dados.

E hoje? Nas empresas menores ainda temos a coleta em papel como descrita. Em outras as anotações são feitas em dispositivos eletrônicos, mas a ordem em que os dados devem ser preenchidos muitas vezes não coincide com a sequência mais conveniente para o operador. E um recurso presente na maioria dos equipamentos de coleta de dados, que permite criar um alarme avisando que determinada entrada de dados não é normal, frequentemente não é usado. Nas empresas mais modernas as leituras dos operadores foram substituídas por sensores que colhem os dados e os enviam diretamente para um computador e um painel de controle. Apesar dessa grande sofisticação, ainda há casos em que não há um alerta automático caso o dado colhido esteja fora da faixa aceitável. E, como esses sistemas evoluíram a partir das planilhas usadas anteriormente, muitas vezes monitoram mais ou menos pontos do que deveriam.

Sugestão: Reveja o processo de coleta de dados usados para o controle operacional e para o cálculo dos indicadores usados na gestão. A qualidade das decisões depende da qualidade desses dados.

Indicadores e modelos para a gestão

Triangulo para controle de desemp[enho de processosA escolha dos indicadores para uso na gestão geralmente representa um desafio. Na área gerencial, vários modelos têm sido utilizados com sucesso, destacando-se o Balanced Scorecard (BSC), o Prisma, etc. Esses modelos, entretanto, não são adequados para os aspectos operacionais das organizações.

Um dos modelos mais comuns e eficazes no âmbito operacional é o QCAMS, disseminado pelos programas de Qualidade Total. Outro modelo bastante útil para gerar um grupo equilibrado de indicadores operacionais é o apresentado por Estevez-Reyes.

O modelo se sustenta em um triângulo (figura 1) que organiza as métricas em 3 categorias: confiabilidade, utilização e variabilidade.

As métricas de confiabilidade estão associadas às expectativas de predibilidade e capacidade de fornecer os resultados planejados.

Os indicadores de variabilidade avaliam a consistência da qualidade dos produtos.

Os de utilização monitoram o aproveitamento das instalações, que normalmente têm grande influência na lucratividade do negócio.

Referência: Estevez-Reyes, L. Triangulation for process control performance. Pulp & Paper Canadá. Fev. 2004. p. 34-37. Disponível em: http://www.pulpandpapercanada.com/paptac/PDFs/Feb04/ProcessControl.pdf

Formulários e informações

Desenho com mão escrevendo em um formulário.

Uma falha comum, e possivelmente a razão pela qual muitos valores são registrados com erro nos formulários de coletas de dados nas empresas, é que esse preenchimento é considerado óbvio e dispensa a análise de aspectos que, na prática, são importantes, como:

  • ordem de solicitação dos dados
  • repetição monótona dos dados
  • aparência descuidada

aliada à suspeita, por quem está preenchendo, que a maioria dos dados não serão usados e servem apenas como “relógio ponto”, ou seja, um recurso para manter a atenção nos sistemas e equipamentos.

Esse problema, típico dos formulários em papel, agora se repete nos formulários eletrônicos usados nos tablets.

Alguma atenção por parte dos gestores sobre esse mecanismo de coleta de informações pode contribuir bastante para a melhoria da qualidade dos dados, com reflexos positivos nas análises e nos resultados.

Entre as ações para melhoria, podemos citar:

  1. Inclusão da faixa de resultados considerada normal. Assim o operador – ou o sistema eletrônico – pode alertar o supervisor no caso de desvios. Isso é particularmente importante nas situações onde a degradação do sistema é lenta, como por exemplo a elevação gradativa da temperatura devido aos desgastes; nesses casos, o operador se acostuma com os números cada vez maiores (ou menores) e não percebe a anormalidade.
  1. Design profissional do formulário. Reproduzir um formulário improvisado ou um de boa qualidade, em que os espaços para as anotações estão bem organizados e têm o tamanho adequado, tem o mesmo custo, mas o resultado na gestão dos processos pode ser significativa.

Na tua empresa os formulários de coleta de dados ou outros são reconhecidos como ferramenta importante de trabalho e ganham atenção e design profissional?

Revisar e aprimorar os formulários de coleta de dados, eletrônicos ou em papel, é uma de nossas expertises. Conheça nossos trabalhos de consultoria.

Analisando dados

Funil com gráficos de linhas internamente

Ao analisar dados, devemos levar em conta os números mas, também, o contexto em que eles foram colhidos e as características dos processos e das pessoas que serão impactadas pelo resultado da análise. Devemos buscar uma visão abrangente, incluindo aspectos técnicos, humanos, políticos e, por vezes, até de clima. Um alerta sábio sobre os cuidados que devemos ter nas análises foi dado pelo general Donald Rumsfeld.

Existem conhecidos conhecidos. Estas são coisas que sabemos que sabemos.

Existem desconhecidos conhecidos. Ou seja, há coisas que sabemos que não sabemos.

Mas também há desconhecidos desconhecidos. Coisas que não sabemos que não sabemos.

Donald Rumsfeld

Clientar

Duas mnaos em cumprimento

Clientar passou a ser um verbo que foi incorporado ao dicionário de qualidade da Xerox:

Clientar (v.t.i.) derivado de cliente – conjuga-se em todos os tempos, em qualquer dependência da Xerox. Consiste no máximo empenho para atender os requisitos do cliente e obter a sua plena satisfação, conforme as diretrizes da Estratégia de Liderança Através da Qualidade. O mesmo que dedicar-se ao extremo e atender bem a pessoa mais importante para a Xerox – O Cliente.

Fonte: Os Frutos da Qualidade – A experiência da Xerox do Brasil – José A. Marcondes de Moura – Ed. Makron Books. 1993.

Medidas absolutas ou relativas?

Como mostrar que um investimento em melhoria foi uma boa decisão? Às vezes o benefício é evidente e não precisamos nos preocupar com maiores análises. Mas, na maioria das situações, os ganhos são marginais e devem ser determinados por meio de medidas que permitam comparar o antes e o depois.

Vamos imaginar que investimos na substituição de lâmpadas convencionais por outras mais modernas, na expectativa que a conta de energia tenha redução, e desejamos avaliar o benefício.  Entretanto, apenas comparar o valor da conta nos dois momentos pode não refletir o ganho; fatores como uma mudança na bandeira tarifária poderiam impactar a análise. Então, melhor que observar os valores monetários, é comparar os consumos em kWh. Isso elimina um ruído e soluciona parte do problema, mas ainda não é suficiente. Podemos estar comparando meses com diferentes quantidade de dias úteis; o consumo de fevereiro usualmente é menor que o de março.

Então, uma boa estratégia de análise é substituir os valores absolutos por indicadores relativos ou específicos. Nesse exemplo poderíamos, ao invés de comparar os consumos totais mensais, comparar os consumos por dia útil ou dia trabalhado em cada um dos meses.

Essa técnica, útil em muitas situações, elimina diversos efeitos que ocorrem ao longo do tempo, permitindo observar as melhorias e identificar tendências com mais facilidade. Em resumo, na gestão devemos evitar o uso de valores absolutos como indicadores, substituindo-os sempre que possível por medidas relativas ou específicas.

Seleção dos indicadores na Southwest Airlines

Imagem: http://www.rogerjbest.com/mbm6/blog/tag/customer-performance-metrics/

Imagem: http://www.rogerjbest.com/mbm6/blog/tag/customer-performance-metrics/

A Southwest Airlines realiza todo tipo de medições de desempenho, para seguir de perto os três principais indicadores que marcam seu nível de eficiência:

  • Cumprimento dos horários.
  • Cuidado com o manejo dos equipamentos
  • Queixas dos clientes.

Os líderes são avaliados pelo moral de seus grupos e não só respondem por todos os atrasos de seus departamentos, como também são responsáveis por toda a “árvore genealógica” dos atrasos. O objetivo não é castigar os culpados, e sim estimular o trabalho em equipe para melhorar a coordenação.

A escolha correta dos indicadores-chave pode ser a causa do sucesso da SouthWest? Deixe sua opinião.

Fonte: HSM Management 70, Set./Out. 2008. Southwest Airlines: diversão em primeiro lugar, p. 99.

A Melhoria dos Processos

Gap

A melhoria de um processo exige o uso de duas ferramentas gerenciais: o Plano de Ações e Indicadores.

O Plano de Ações é uma lista de atividades, com os respectivos responsáveis e prazos, que servirá para referência dos envolvidos e para acompanhamento da execução.

Os Indicadores são medidas que permitirão saber se o Plano de Ações está ou foi executado (% de realização física do Plano de Ações) e saber se a execução do Plano está trazendo melhorias efetivas ao processo.

O Diagnóstico é uma ação gerencial de análise do processo e de seus resultados para identificar problemas e oportunidades para melhoria. Pode fazer uso de diversos abordagens como MASP, benchmarking, etc.

O objetivo maior de um indicador é permitir a comparação com um resultado de referência ou meta. Portanto, deve servir para mensurar a diferença entre o resultado existente e o desejado (gap ou desvio).

Ciclos de Execução e de Aprendizagem ou, a administração tem dois momentos

A Gestão pela Qualidade Total, popularizada pelo professor Vicente Falconi, diferenciou as situações de execução e de aprendizado por meio das siglas SDCA e PDCA.

O SDCA corresponde aos processos estáveis ou sob controle, em que a gestão objetiva buscar a repetibilidade. O PDCA por sua vez, é uma abordagem voltada à melhoria dos processos.

Entretanto, dada à característica “criativa” do brasileiro, há uma forte tendência de misturar as coisas. Tanto no ciclo de execução quanto no de aprendizado é importante a disciplina de executar o estabelecido. A tentativa de “melhorar” o processo durante o ciclo de execução acaba, na maioria das vezes, apenas trazendo instabilidade ao processo e incerteza nos resultados.

Os ciclos de execução e de aprendizado costumam ser exemplificados no ambiente operacional, mas se aplicam igualmente bem aos níveis tático e estratégico. É curiosa a dificuldade dos administradores em separar uma situação da outra, o que muito contribui para tornar a gestão caótica e deixar as reuniões pouco produtivas.

Na verdade, poucas pessoas compreendem que o primeiro passo para melhorar um processo – qualquer que seja – é deixá-lo estável por meio da padronização e do controle (PDCA). Com os processos padronizados e estáveis, o gestores pode aumentar a delegação e se dedicar aos aspectos mais estratégicos e complexos.

Quem não mede não gerencia.

Medidas

Graças a internet, não sabemos se quem disse isso foi Deming, Falconi, Einstein ou o Érico Veríssimo. Independentemente da origem, sabemos que é verdade. Mas, o fato é que não basta medir. É importante medir a coisa correta, pois a simples existência da medida já comunica à equipe o que é importante, contribuindo para a melhoria dos resultados.