Quem faz dieta para perder peso não sobe na balança apenas uma vez por trimestre. Mas, fazer a pesagem três vezes ao dia também não faz sentido.

Nos processos empresariais, administrativos ou não, ocorre o mesmo. Cada processo tem seu ritmo e isso deve ser levado em conta para decidir a frequência das medições e das análises dos indicadores de desempenho.

A frequência de cálculo dos indicadores não deve ser baseada na frequência dos relatórios e das análises usuais na organização.

A coleta de dados para os indicadores deve der feita com a periodicidade necessária ao processo que se deseja gerir, de modo a identificar desvios logo que possível, mas não tão frequentemente que crie ruídos. Então, a verdade é que não existe uma frequência ideal para acompanhar todos os indicadores.

Alguns indicadores, como os calculados a partir do balanço da empresa, costumam ser acompanhados trimestral, quadrimestral ou anualmente. Indicadores de desempenho operacional, como os que descrevem o comportamento de processos de produção, são acompanhados quase em tempo real, pois os desvios têm de ser percebidos e corrigidos de imediato. Mas, a maioria dos indicadores usados na gestão acabam sendo calculados e apresentados mensalmente.

Em caso de dúvida, é melhor começar com medidas mais frequentes e, depois das primeiras análises, espaçar. Em outros casos, a disponibilidade dos dados impõe a frequência possível, como geralmente ocorre nos indicadores financeiros.

Os critérios que ajudam a definir o período ótimo incluem:

• Importância de resposta rápida, como no controle de processos industriais.
• Disponibilidade ou custo de colher as informações necessárias para o cálculo do indicador.
• Nível de influência do resultado medido no negócio ou no processo.
• Ênfase que se deseja dar à necessidade de melhoria do resultado para a equipe. Se é necessária uma mudança rápida, medidas mais frequentes ajudam a acelerar o processo de melhoria,
• A dinâmica do processo que está sendo medido. Por exemplo, se o objeto do acompanhamento é a mudança da cultura de segurança na empresa – um fenômeno que ocorre lentamente – pode ser melhor medir semestral ou anualmente.

Nota: Parcialmente baseado no texto “How to set your KPI’s Calculation Cadence” de Stacey Barr, publicado em 21.07.16 (www.staceybarr.com).