Com que frequência medir?

Usando indicadores

A frequência de cálculo dos indicadores deve estar baseada nas características do processo e não na rotina das reuniões ou publicações.

Quem faz dieta para perder peso não sobe na balança apenas uma vez por trimestre. Mas, fazer a pesagem três vezes ao dia também não faz sentido. Nos processos empresariais, administrativos ou não, ocorre o mesmo. Cada processo tem seu ritmo e isso deve ser levado em conta para decidir a frequência das medições e das análises dos indicadores de desempenho.

O cálculo dos indicadores não precisa acontecer na mesma periodicidade das reuniões de análise crítica e da publicação dos relatórios, mas deve ter a frequência necessária para evidenciar as variações do processo que se deseja gerir, de modo a identificar desvios logo que possível, mas não tão frequentemente que crie ruídos.

O orçamento tem de ser revisado semestralmente, a folha de pagamento deve ser rodada mensalmente e a produção precisa ser avaliada diariamente. Então, os indicadores associados a esses processos também devem ser avaliados com frequências diferentes. De modo geral, os indicadores têm menor variação e podem ser avaliados com menor frequência à medida em que sobem na hierarquia da empresa.

Alguns indicadores, como os calculados a partir do balanço financeiro da empresa, costumam ser acompanhados trimestral, quadrimestral ou anualmente. Indicadores de desempenho operacional, como os que descrevem o comportamento de processos de produção, são acompanhados quase em tempo real, pois os desvios têm de ser percebidos e corrigidos de imediato. Mas a maioria dos indicadores usados na gestão acaba sendo calculada e apresentada mensalmente.

O acompanhamento dos indicadores de projetos deve ser mais frequente que os dos processos estruturados, pois normalmente há menos tempo para corrigir, já que as atividades são curtas e realizadas uma única vez, fazendo com que as correções sejam mais complicadas e caras.

A verdade é que não existe uma frequência ideal para acompanhar todos os indicadores. Em caso de dúvida, é melhor começar com medidas mais frequentes e, depois das primeiras análises, espaçar. Em outros casos, a disponibilidade dos dados impõe a frequência possível, como geralmente ocorre nos indicadores financeiros.

Mesmo com a disponibilização dos resultados dos Indicadores apresentados em sistemas informatizados, as empresas continuam praticando as frequências dos antigos relatórios mensais, trimestrais, etc.

Os critérios que ajudam a definir o período ótimo incluem:

  • Importância de resposta rápida, como no controle de processos industriais.
  • Disponibilidade ou custo de colher as informações necessárias para o cálculo do indicador.
  • Nível de influência do resultado medido no negócio ou no processo.
  • Ênfase que se deseja dar à necessidade de melhoria do resultado para a equipe. Se é necessária uma mudança rápida, medidas mais frequentes ajudam a acelerar o processo de melhoria,
  • A dinâmica do processo que está sendo medido. Por exemplo, se o objeto do acompanhamento é a mudança da cultura de segurança na empresa – um fenômeno que ocorre lentamente – pode ser melhor medir semestral ou anualmente.

Avaliações mais frequentes do indicador normalmente resultam em melhoria mais rápida do processo correspondente.

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