Normalmente o trabalho de elaboração e redação dos valores fica nas mãos de um departamento — em geral, o de recursos humanos. Uma das primeiras medidas adotadas é realizar pesquisa de opinião entre os funcionários para chegar a uma lista de valores.
Segundo Patrick Lencioni, essa abordagem é errada. “Esse é assunto para ser decidido entre o CEO e os principais executivos”, diz. “É a postura dos líderes que vai determinar a cultura da companhia de qualquer maneira”.
Fonte: Revista Exame. 4 de fevereiro de 2004. p. 66.
Em muitas empresas o cálculo do percentual de horas extras é feito pela divisão das horas extras realizadas pelas horas normais trabalhadas.
Percentual de horas extras = Horas extras / Horas normais x 100
Embora isso não traga problemas, exceto no caso de comparações com quem usa um cálculo diferente, não é conceitualmente correto. Isso porque percentuais devem, em princípio, corresponder a uma parte ou fração do todo; o que não acontece nesse caso (veja o diagrama).
Portanto, é melhor dividir as horas extras pelo total de horas trabalhadas, que inclui as horas extras mais as horas normais.
Percentual de horas extras = Horas extras / (Horas extras + horas normais) x 100
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As vezes damos muito valor aos números e esquecemos que eles são analisados por pessoas. Então, características psicológicas e fisiológicas devem ser levadas em conta.
Veja cinco resultados obtidos na pesquisa “Estudo sobre o padrão de leitura humano”, feita pela Tableau [1] que mostram o que percebemos melhor em um dashboard ou relatório de gestão.
1. O tamanho dos números é importante: Um dos padrões mais notáveis que identificamos foi a atenção visual dedicada aos números exibidos em fontes muito grandes. Painéis com números muito grandes mostraram a concentração da atenção visual diretamente nesses números. Além disso, esse direcionamento da atenção ocorreu logo no início da sequência de visualização; como acontece quando você vê algo pela primeira vez. Portanto, se você quiser destacar um número, use um tamanho de fonte grande.
2. Fadiga por repetição: a atenção dada a elementos repetitivos era grande nos primeiros painéis, mas diminuía ao longo da sequência. É comum criar painéis com visualizações iguais para variáveis diferentes, como usar gráficos de barras para KPIs diferentes a fim de facilitar sua comparação. Descobrimos que, quando um elemento é muito usado (gráficos de linhas repetidos, números repetidos etc.), a atenção diminui seguindo o padrão de leitura da esquerda para a direita e de cima para baixo. O item no canto superior esquerdo recebeu mais atenção, e os outros elementos receberam menos, à medida que a pessoa olhava os painéis repetitivos. Esse resultado reforça que a sequência de apresentação importa muito e que os autores de painéis podem aproveitá-la sempre que possível.
3. Humanos gostam de humanos: se uma pessoa ou uma figura humana estiver presente, ela receberá atenção. Tínhamos painéis com figuras humanas (abaixo) e outros com fotos de pessoas. Os resultados foram consistentes: a atenção visual ficou concentrada nesses elementos. Isso não é surpresa. Nosso cérebro gosta de encontrar e olhar figuras humanas. Dito isso, o autor de um painel deve ser bastante criterioso ao usar figuras humanas em suas visualizações. Podemos ter certeza de que elas receberão atenção, por isso avalie bem se é isso mesmo que você quer (e que ela não seja uma distração para sua mensagem geral). Repetindo: use figuras humanas somente se isso for relevante para os seus dados. O uso e a exploração inadequados desse elemento podem prejudicar a reputação do seu painel.
Imagem: Tableau. Referência citada.
4. Orientação por contraste: as áreas de alto contraste visual atuaram como guias do painel. Durante a sequência de visualização inicial, os olhos costumavam pular de um elemento de alto contraste para o próximo. Como na brincadeira de ligar os pontos para formar um desenho, você pode usar elementos de alto contraste para orientar a atenção visual pelo seu painel. Porém, use o alto contraste com cautela. Se os elementos de alto contraste forem usados com moderação, eles criarão um caminho lógico, mas se usados em excesso, eles podem tornar o painel confuso e estressante.
5. A forma tem sua função: todos os painéis têm uma forma (triangular, de grade, colunar) e os olhos acompanham essa forma. Esse resultado é ao mesmo tempo surpreendente e esperado. Os humanos estão sempre em busca de informações. Quando olhamos para alguma coisa pela primeira vez, queremos saber mais sobre aquilo. Assim, olhamos diretamente para as informações (e não para as áreas que não contêm informações). O mais importante disso tudo é entender a liberdade de criação que isso possibilita para um autor. Você não precisa se ater a regras como “coloque o que for importante no canto superior esquerdo”. Em vez disso, analise o formato do seu painel e use suas áreas de acordo.
Segundo Robert Kaplan e David Norton, criadores do Balanced Scorecard (BSC), apenas 5% dos funcionários compreendem plenamente a estratégia da empresa e a contribuição que se espera de cada um para o alcance dos objetivos organizacionais [1].
Você sabia que os indicadores são uma excelente ferramenta para comunicar a estratégia e alinhar as expectativas dos colaboradores?
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A escolha dos indicadores deve estar associada ao objetivo do processo e aos seus requisitos mais importantes. Uma maneira prática de identificá-los é imaginar que você precisará se ausentar e deixar a responsabilidade pelo processo com uma pessoa ainda não preparada para essa função.
Se, por exemplo, você é o administrador de uma lanchonete, dirá ao seu substituto temporário: “O principal é atender rápido e não deixar de atender nenhum cliente por falta de produtos; mas evite desperdícios. Sanduíches quentes e batatas fritas com mais de 10 minutos devem ser descartados, pois perdem o sabor e não são seguros para o consumo.”
Essas orientações podem ser facilmente traduzidas em objetivos e requisitos usando uma linguagem mais técnica, como:
Entregar rapidamente os pedidos feitos pelos clientes.
Evitar a falta de matéria-prima.
Preservar a qualidade e a segurança dos produtos.
Evitar desperdícios ocasionados por produtos preparados e não consumidos.
De modo geral, escolhemos um ou dois indicadores para cada objetivo ou requisito. Nesse caso, poderíamos utilizar as seguintes métricas:
Tempo médio de atendimento – para monitorar o tempo entre o pedido do cliente e a entrega dos produtos.
Percentual de pedidos não atendidos (estratificado por causas) – para identificar problemas como falta de matéria-prima, falhas em equipamentos ou insuficiência de mão de obra.
Percentual de produtos descartados em relação ao total produzido – para avaliar os desperdícios.
Embora simples, essa abordagem já permite escolher bons indicadores para o negócio.
Com o tempo e a experiência adquirida, o conjunto de indicadores tenderá a ser aprimorado. Por exemplo, pode ser interessante analisar separadamente as perdas de sanduíches e de batatas fritas, caso uma delas passe a representar um desperdício significativo.
Em resumo, escolher indicadores significa colocar foco naquilo que realmente determina a eficácia da gestão. Essa lógica se aplica tanto a uma lanchonete quanto à maioria dos processos produtivos e de negócios.
Existem métodos estruturados para escolher indicadores.Mas, na maioria dos casos, o bom senso já produz excelentes resultados.
Não comece os gráficos dos indicadores do ano com os dados de janeiro do mesmo ano, como muitos fazem.
O mundo não acabou em 31 de dezembro do ano anterior. Os resultados anteriores dão contexto e são importantes para a interpretação dos novos resultados.
Uma boa prática é manter ao menos os dados dos últimos seis meses do ano anterior. Isso vale para relatórios, quadros de gestão à vista e dashboards.
Veja como o gráfico com a infromação de apenas um ano, adiante, não é uma boa referência.
Na gestão é importante considerar as pessoas, ou seja, a psicologia comportamental. Quando as pessoas são pressionadas para alcançar uma meta, há três ações possíveis [1]:
Trabalhar para melhorar o sistema.
Distorcer o sistema.
Distorcer os dados.
Infelizmente, nem sempre a primeira opção é a escolhida.
Fonte: 1. Wheeler, Donald J. Understanding Variation: The key to managing chaos. SPC Press, Inc. Tenesse. 1993.
Escolher indicadores é complexo e, muitas vezes subjetivo.
“Primeiro, você precisa descobrir o que medir. Bem no início, o Facebook media a frequência com que seus usuários voltavam à rede. Tudo que eles faziam era focado em melhorar essa métrica simples. OpenTable, o serviço de reservas de restaurante, se dedicou a duas métricas que os ajudaram a ser líderes de mercado: aumentar o número de restaurantes na sua rede e o número de clientes fazendo reserva”, afirmou Kaplan [1].
A lição é a mesma que serve para a escolha dos indicadores em outros processos: Meça o que é o mais importante (para o momento do negócio)!