O benchmarking é uma importante referência para a gestão, mas as metas devem ser estabelecidas levando em conta principalmente a estratégia da organização.

Decisões devem se basear em informações internas e externas. As referências de desempenho externos usualmente disponíveis em livros, revistas e congressos são de difícil utilização, devido a incerteza sobre o método de apropriação usado, o que prejudica as comparações.

A prática do benchmarking frequentemente é estruturada com base em grupos formalizados e no processo sistemático de comparação entre práticas e indicadores tidos como referência. Os critérios utilizados para definição das informações comparativas a serem utilizadas, bem como dos estudos de benchmarking, devem estar alinhados aos Objetivos Estratégicos da organização e ao princípio de melhoria contínua dos processos.

As organizações que servem de referência devem ser separadas em grupos. As “Setoriais” são as empresas do mesmo setor, no país ou no exterior, incluindo outras unidades da organização, se for o caso. As “Competitivas” englobam os principais concorrentes. As “Similares” são referências em alguns processos ou práticas e o grupo de referência denominado “Excelência” é formado pelas empresas reconhecidas como de Classe Mundial.