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Como olhamos os dashboards?

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Desenho de um notebook e vários dashboards.
Imagem de Yvette W por Pixabay

As vezes damos muito valor aos números e esquecemos que eles são analisados por pessoas. Então, características psicológicas e fisiológicas devem ser levadas em conta.

Veja cinco resultados obtidos na pesquisa “Estudo sobre o padrão de leitura humano”, feita pela Tableau [1] que mostram o que percebemos melhor em um dashboard ou relatório de gestão.

1. O tamanho dos números é importante: Um dos padrões mais notáveis que identificamos foi a atenção visual dedicada aos números exibidos em fontes muito grandes. Painéis com números muito grandes mostraram a concentração da atenção visual diretamente nesses números. Além disso, esse direcionamento da atenção ocorreu logo no início da sequência de visualização; como acontece quando você vê algo pela primeira vez. Portanto, se você quiser destacar um número, use um tamanho de fonte grande.

2. Fadiga por repetição: a atenção dada a elementos repetitivos era grande nos primeiros painéis, mas diminuía ao longo da sequência. É comum criar painéis com visualizações iguais para variáveis diferentes, como usar gráficos de barras para KPIs diferentes a fim de facilitar sua comparação. Descobrimos que, quando um elemento é muito usado (gráficos de linhas repetidos, números repetidos etc.), a atenção diminui seguindo o padrão de leitura da esquerda para a direita e de cima para baixo. O item no canto superior esquerdo recebeu mais atenção, e os outros elementos receberam menos, à medida que a pessoa olhava os painéis repetitivos. Esse resultado reforça que a sequência de apresentação importa muito e que os autores de painéis podem aproveitá-la sempre que possível.

3. Humanos gostam de humanos: se uma pessoa ou uma figura humana estiver presente, ela receberá atenção. Tínhamos painéis com figuras humanas (abaixo) e outros com fotos de pessoas. Os resultados foram consistentes: a atenção visual ficou concentrada nesses elementos. Isso não é surpresa. Nosso cérebro gosta de encontrar e olhar figuras humanas. Dito isso, o autor de um painel deve ser bastante criterioso ao usar figuras humanas em suas visualizações. Podemos ter certeza de que elas receberão atenção, por isso avalie bem se é isso mesmo que você quer (e que ela não seja uma distração para sua mensagem geral). Repetindo: use figuras humanas somente se isso for relevante para os seus dados. O uso e a exploração inadequados desse elemento podem prejudicar a reputação do seu painel.

Imagem: Tableau. Referência citada.

4. Orientação por contraste: as áreas de alto contraste visual atuaram como guias do painel. Durante a sequência de visualização inicial, os olhos costumavam pular de um elemento de alto contraste para o próximo. Como na brincadeira de ligar os pontos para formar um desenho, você pode usar elementos de alto contraste para orientar a atenção visual pelo seu painel. Porém, use o alto contraste com cautela. Se os elementos de alto contraste forem usados com moderação, eles criarão um caminho lógico, mas se usados em excesso, eles podem tornar o painel confuso e estressante.

5. A forma tem sua função: todos os painéis têm uma forma (triangular, de grade, colunar) e os olhos acompanham essa forma. Esse resultado é ao mesmo tempo surpreendente e esperado. Os humanos estão sempre em busca de informações. Quando olhamos para alguma coisa pela primeira vez, queremos saber mais sobre aquilo. Assim, olhamos diretamente para as informações (e não para as áreas que não contêm informações). O mais importante disso tudo é entender a liberdade de criação que isso possibilita para um autor. Você não precisa se ater a regras como “coloque o que for importante no canto superior esquerdo”. Em vez disso, analise o formato do seu painel e use suas áreas de acordo.

Fonte

1. Alberts, Amy. Estudo sobre o padrão de leitura humano: cinco lições importantes para os autores de visualizações do mundo inteiro. Tableau. 27 de junho de 2017. Disponível em: https://www.tableau.com/pt-br/about/blog/2017/6/eye-tracking-study-5-key-learnings-data-designers-everywhere-72395?utm_campaign=Tableau%20Newsletter%20-%20Core%20Prospects%20-%20LATAM%20pt-BR%20-%202017-Q3&utm_medium=Email&utm_source=Eloqua&domain=bachmann.com.br&eid=CTBLS000012220007&elqTrackId=bb0888318aed44ca977d7c2805fc9874&elq=95adfb2d7e464b19a07407f0bb3539a2&elqaid=24324&elqat=1&elqCampaignId=26549 Acesso em 28.6.22.

Dica

Vale a pena ver o artigo completo, inclusive com os vídeos ilustrativos, disponível no link fornecido.

POST250318 de ago/26

Nem só de números vive a gestão.

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Imagem por Mediamodifier em Pixabay 

Texto também é uma forma de “indicar” a situação.

O conselho de uma organização de assistência social inglesa de 70 milhões de libras, a Dimensions, queria uma visão mais clara de suas 14 regiões e como seu desempenho relativo se comparava.  A equipe executiva queria que seus diretores regionais colaborassem mais, aprendendo uns com os outros e entendendo os problemas de desempenho dos demais. As 14 regiões eram de fato bem diversas nas pessoas que apoiavam, nos contratos que operavam e na maturidade de sua gerência e equipe.

Uma parte da solução foi fornecer um contexto de uma página, juntamente com seus mapas de estratégia e scorecards. Isso significava que os diretores regionais poderiam explicar melhor a situação de sua região e o conselho ver com mais clareza e facilidade e compreender as implicações das diferenças e diversidade entre as regiões.

Isso ajudou a tomada de decisão do conselho e melhorou o desempenho regional.  Mais tarde esses documentos também os ajudaram, quando adquiriram outro negócio semelhante, a avaliar os negócios adquiridos em relação ao conjunto de regiões existente.

Fonte: Excitant. Types of Performance Management. Disponível em https://www.excitant.co.uk/resources/white-papers/types-of-performance-management/ Acesso em 27.08.19.

POST240609 de jun/24

Relatórios de Gestão

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Duas páginas de um relatório empresarial com gráficos e textos.

Relatórios de desempenho e dashboards são essenciais para facilitar análises, comunicar prioridades e apontar problemas, resultando em uma gestão mais eficaz.

O relatório de gestão não deve ser uma referência para a melhora dos resultados dos indicadores, mas para a melhoria dos processos correspondentes, contribuindo para o sucesso da organização. Os indicadores são, apenas, uma forma prática e objetiva de olhar os processos e avaliar os efeitos das ações.

Antes de iniciar o design de um relatório ou dashboard é preciso um trabalho cuidadoso para selecionar os indicadores e as demais informações que deverão estar presentes. Informações desnecessárias tiram o foco e prejudicam as análises e decisões.

A apresentação dos resultados dos indicadores e as informações contextuais devem levar em conta as características dos usuários e os aspectos que afetam a percepção das pessoas. Isso inclui o tamanho e a linguagem dos textos, o formato das tabelas, os tipos de gráficos e até as cores usadas.

Em alguns casos, a mesma informação pode ser apresentada em diferentes formas para atender diferentes públicos. Às vezes, isso é útil inclusive para um mesmo público, para atender às necessidades de interpretar e entender. Um exemplo é a mensuração dos acidentes. Embora a Taxa de Frequência de Acidentes – TFCA tenha diversas vantagens, a informação do número de acidentes contribui para maior impacto da informação.

É fundamental entender que não se trata de um relatório de indicadores, mas de um relatório de gestão. Que o objetivo não é melhor os resultados dos indicadores, mas melhor os processos e que essas melhorias se refletem nos resultados dos indicadores, se estes foram corretamente escolhidos. Então, a anáise e os comentários apresentados devem focar os processos; os indicadores são, apenas, uma forma melhor de observar o desempenho dos processos.

Há três tipos de informações importantes para o gestor:

  • – Contexto, que fornece uma visão geral.
  • – Conteúdo, que corresponde aos números e detalhes.
  • – Significado, que descreve o impacto sobre o que efetivamente interessa.

Um relatório de gestão, para ser completo e útil, deve considerar esses três aspectos.

Um bom relatório de gestão reporta o desempenho dos processos ou do negócio de forma transparente, consistente e tempestiva. – Dórian

Dica: Comece os relatórios usando Word e Excel. Isso dá maior flexibilidade para as mudanças que são frequentes durante o aprendizado inicial.

Post240220 de fev/24, atualizado em jun/24

Conheça as sete características de um bom relatório de gestão

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Imagem por Photo Mix em Pixabay 

À medida que a tecnologia simplifica e facilita a coleta de dados, a quantidade de informações entregues aos gestores cresce. Embora muitos administradores sintam-se afogados em um mar de números, outros acreditam que estão seguros e equipados para decidir justamente por contar com muita informação. Provavelmente, ambos estão errados.

No processo de gestão, o ponto fraco costuma ser a análise dos dados. Ter informações ou online não significa que as decisões serão melhores. Na verdade, muitas vezes a disponibilidade contínua de informações favorece análises mais frequentes e superficiais, com óbvios resultados negativos sobre a qualidade das conclusões.

Olhar uma tela de computador que fica pipocando os últimos números da organização é moderno, bacana e impressiona bem. Mas, infelizmente, é uma péssima maneira de se informar. Sem a interpretação contextualizada dos dados em um relatório, dificilmente temos boas decisões.

Um bom relatório de gestão oferece os seguintes benefícios:

  1. Identifica desvios: Destaca as diferenças entre os resultados obtidos e as metas estabelecidas (gaps de desempenho), alertando para situações indesejáveis.
  2. Análise temporal: Mostra variações, tendências e relações entre os indicadores ao longo do tempo, fornecendo insights valiosos para as decisões.
  3. Benchmarking: Documenta os padrões de referência dos processos ou do setor, permitindo comparações com a indústria ou concorrentes.
  4. Clareza: Utiliza gráficos, tabelas e textos para apresentar informações de forma objetiva e fácil de entender.
  5. Contextualização: Explica as causas e contextos que influenciam os resultados, fornecendo uma visão mais completa; esclarece, por exemplo, se o estoque caiu porque a produção foi baixa ou porque as vendas foram elevadas.
  6. Recomendações: Oferece sugestões de ações corretivas e preventivas para melhorar os resultados.
  7. Visibilidade: Permite que a gerência compreenda os desafios enfrentados pelas equipes operacionais, mesmo sem estar envolvida no dia a dia da organização.

Um relatório de gestão bem estruturado favorece decisões informadas e eficazes, melhorando a gestão da organização. Portanto, além de investir em software e hardware, invista em humanware. Periodicamente revise o relatório para eliminar informações inseridas para uso eventual ou que foram úteis em algum momento específico e reorganize as informações, para facilitar o entendimento e as comparações.

O maior problema na comunicação é a ilusão que ela foi efetiva. – George Bernard Shaw

POST240601 de dez/20, atualizado em jun/24

Análises de Tendências

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Desenho de duas flechas, uma azul e outra verde, apontando para bolas da mesmas cores.
Tendências – Imagem de Clker-Free-Vector-Images por Pixabay 

Quando uma variação é grande, pode ser descrita como “variou”, “cresceu” ou “caiu fortemente”. Na linguagem jornalística, o termo “fortemente” provavelmente seria substituído por “dramaticamente”, para maior impacto. Mas, exceto em condições realmente excepcionais, nas análises internas deve-se evitar termos extremos. A escolha das palavras deve ser cuidadosa, para refletir o que os gráficos mostram, indo desde de um “resultado estável” ou um “leve crescimento” até uma “queda acentuada”, se o objetivo é destacar uma variação significativa, por exemplo.

Pode ser interessante pedir que alguém que apenas leu o texto comente sobre os números ou resultados, como forma de validar a adequação das palavras escolhidas.

Post de jun/18, atualizado em jul/22.

Escalas e descrições

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Uma questão de comunicação.

Em muitos casos usamos um indicador para comunicar o nível de desempenho alcançado ou desejado. Mas, considerando que nós humanos temos dificuldade em interpretar grandezas expressas em números, uma equivalência entre a escala numérica e textos descritivos que oferecem maior sensibilidade às pessoas pode ser desejável.

Exemplifico com as bulas de remédios, quando registram a frequência com que as reações adversas são relatadas, como mostrado a seguir [1].

  • Reação muito comum (ocorre em mais de 10% dos pacientes que utilizam este medicamento).
  • Reação comum (ocorre entre 1% e 10% dos pacientes que utilizam este medicamento).
  • Reação incomum (ocorre entre 0,1% e 1% dos pacientes que utilizam este medicamento).
  • Reação rara (ocorre entre 0,01% e 0,1% dos pacientes que utilizam este medicamento).
  • Reação muito rara (ocorre em menos de 0,01% dos pacientes que utilizam este medicamento.

Então, que tal inovar e apresentar algumas descrições para as faixas de resultados esperados dos principais indicadores da empresa? Experimente e nos conte o resultado.

Fonte: 1 – Bula da Sinvastatina, Laboratório Novamed. 2016.

POST170522 de mai/17, atualizado em jun/24