À medida que a tecnologia simplifica e facilita a coleta de dados, a quantidade de informações entregues aos gestores cresce. Embora muitos administradores sintam-se afogados em um mar de números, outros acreditam que estão seguros e equipados para decidir justamente por contar com muita informação. Provavelmente, ambos estão errados.
No processo de gestão, o ponto fraco costuma ser a análise dos dados. Ter informações ou online não significa que as decisões serão melhores. Na verdade, muitas vezes a disponibilidade contínua de informações favorece análises mais frequentes e superficiais, com óbvios resultados negativos sobre a qualidade das conclusões.
Olhar uma tela de computador que fica pipocando os últimos números da organização é moderno, bacana e impressiona bem. Mas, infelizmente, é uma péssima maneira de se informar. Sem a interpretação contextualizada dos dados em um relatório, dificilmente temos boas decisões.
Um bom relatório de gestão oferece os seguintes benefícios:
- Identifica desvios: Destaca as diferenças entre os resultados obtidos e as metas estabelecidas (gaps de desempenho), alertando para situações indesejáveis.
- Análise temporal: Mostra variações, tendências e relações entre os indicadores ao longo do tempo, fornecendo insights valiosos para as decisões.
- Benchmarking: Documenta os padrões de referência dos processos ou do setor, permitindo comparações com a indústria ou concorrentes.
- Clareza: Utiliza gráficos, tabelas e textos para apresentar informações de forma objetiva e fácil de entender.
- Contextualização: Explica as causas e contextos que influenciam os resultados, fornecendo uma visão mais completa; esclarece, por exemplo, se o estoque caiu porque a produção foi baixa ou porque as vendas foram elevadas.
- Recomendações: Oferece sugestões de ações corretivas e preventivas para melhorar os resultados.
- Visibilidade: Permite que a gerência compreenda os desafios enfrentados pelas equipes operacionais, mesmo sem estar envolvida no dia a dia da organização.
Um relatório de gestão bem estruturado favorece decisões informadas e eficazes, melhorando a gestão da organização. Portanto, além de investir em software e hardware, invista em humanware. Periodicamente revise o relatório para eliminar informações inseridas para uso eventual ou que foram úteis em algum momento específico e reorganize as informações, para facilitar o entendimento e as comparações.
O maior problema na comunicação é a ilusão que ela foi efetiva. – George Bernard Shaw
POST240601 de dez/20, atualizado em jun/24
