Comentários e um pequeno resumo do livro

O livro, um clássico sobre a escrita de relatórios técnicos, foi escrito para orientar os novos profissionais da McKinsey na escrita de relatórios técnicos claros e convincentes.

Boa parte do texto ensina a analisar e resolver problemas, pois a autora percebeu que a pouca de clareza dos textos decorre, muitas vezes, da falta de compreensão sobre aquilo que o redator está escrevendo.

O livro é antigo, escrito na década de 70, tornando algumas considerações desatualizadas; mas isso não chega a tirar o mérito naquilo que a autora se propõe a fazer.

Seguem alguns conceitos apresentados no livro:

O fundamento, que dá título ao livro é o Princípio da Pirâmide – Os conteúdos devem ser apresentados da mensagem principal para as ideias que a suportam, em níveis que seguem do geral para o específico; daí a analogia com uma pirâmide.

A intenção é apresentar ideias e conclusões que se sustentam pela consistência e raciocínio, usando uma estrutura lógica (vertical e horizontal) e hierárquica, o que implica começar pelo resultado e esclarecer em seguida como ele foi obtido.

Uma ideia é uma declaração que levanta uma questão na mente do leitor porque conta alguma coisa que ele não sabe.

Ideias em qualquer nível devem sumarizar as ideias dos níveis inferiores.

As ideias devem ser agrupadas, para facilidade de interpretação do leitor, e as ideias em um grupo devem ser do mesmo tipo e precisam ficar sob um rótulo representado pelo plural de um substantivo. Exemplo: Recomendações.

As ideias, em cada grupo, devem ser colocadas em alguma ordem; entretanto a autora admite apenas quatro possibilidades lógicas:

1. Dedutivamente (premissa mais importante, premissa complementar e, então, a conclusão).
2. Cronologicamente (primeiro, segundo, etc.).
3. Estruturalmente (Araucária, Curitiba, Brasília).
4. Comparativamente (o mais importante, o segundo mais importante, etc.).

As duas únicas formas lógicas possíveis para estabelecer relações entre ideias são:

• Dedutiva: se a=b e b=c, portanto a=c

A lógica dedutiva resulta em uma conclusão.

• Indutiva: sorvete de abacate e sorvete de abacaxi são sorvetes de frutas.

A lógica indutiva resulta em inferência.

A dedução é sequencial, enquanto a indução não.

O nome dos tópicos de um relatório deve ser informativo. Um bloco chamado “descobertas” ou “conclusões” não ajuda o posicionamento do leitor. Uma alternativa aceitável em alguns documentos seria, por exemplo, “Próximos passos”.

As estruturas lógicas devem ser mutuamente exclusivas e coletivamente exaustivas (MECE).

• Mutuamente exclusiva informa que não há superposição.
• Coletivamente exaustiva indica que nada fica faltando; tudo foi incluído.

Outras dicas da autora:

• Se a ideia defendida no texto não fica clara nos primeiros 30 segundos de leitura, o documento deve ser reescrito.
• A introdução deve resumir apenas o que o leitor já sabe e tem como verdadeiro; deve ser uma história que o leitor já conhece. Deve mais lembrar que informar.
• Sempre coloque os dados históricos e cronológicos na introdução.
• Limite os conteúdos, em cada oportunidade, ao máximo de sete (Regra dos Sete), pois nossa capacidade de memorização e concatenação de ideias é limitada.
• Nunca escreva sobre categorias, mas apenas sobre ideias.
• Como regra geral, é melhor apresentar a ação desejada (o que o leitor deve fazer) e, depois, explicar as razões, ao menos nos níveis mais altos do documento.
• Antes de escrever, visualize as ideias na forma de imagens. Isso ajudará a dar clareza ao texto. Uma dica é identificar os substantivos e as relações entre eles.

O livro

Minto, Bárbara. The Pyramid Principle: Logic in writing and thinking. Prentice Hall. 2016. (Em inglês).