Ter uma carteira de serviços a realizar é uma forma de evitar ociosidade e buscar melhor desempenho, mas é importante ter controle sobre a quantidade de pendências.
Backlog é um indicador consagrado na área de manutenção e, geralmente, refere-se às ordens de serviço pendentes. Entretanto, aplica-se igualmente à prestação de outros serviços, inclusive para clientes externos. O termo backlog poderia, em tradução livre, significar “estoque de serviços pendentes”.
Monitorar o backlog serve para avaliar a adequação da quantidade de mão de obra disponível e outros recursos em relação à demanda de trabalhos.
Assim, não há uma meta óbvia a alcançar. Um backlog elevado indica uma demanda superior à capacidade de realização, resultando em um tempo de espera que afeta negativamente a satisfação do cliente. Um resultado muito baixo, por outro lado, pode levar a equipe e outros recursos à ociosidade.
Por exemplo:
O volume de trabalho disponível para ser executado = 2.000 horas
Equipe de trabalhadores = 5 pessoas
Carga horária semanal = 40 horas/trabalhador
Logo, a capacidade de atendimento semanal é de 200 horas (5 x 40).
Então,
Backlog = 2.000 horas / 200 horas/semana = 10 semanas
O backlog de 10 semanas pode ser interpretado como o tempo que será necessário para executar todos os trabalhos já previstos, durante o horário normal de trabalho, se não houver nenhum pedido de serviço adicional.
Para o desempenho ótimo, o backlog deve oscilar dentro de uma faixa de controle. Portanto, apenas valores fora da faixa devem ser objeto de atenção.
É interessante considerar as recomendações apresentadas por Ouvreloeil [1] para serviços de manutenção industrial:
- Backlog inferior a 2 semanas dificulta o trabalho de programação.
- Backlog superior a 3 semanas indica ineficiência em atender à produção.
Outro especialista recomenda como ideal backlogs de 4 a 6 semanas para a indústria de processo e de 2 a 4 semanas para as indústrias farmacêuticas e de alimentos [2].
A estabilidade no resultado da métrica ao longo do tempo indica que a quantidade de pedidos de novos serviços é semelhante à quantidade de serviços realizados. A métrica também é importante para o acompanhamento de serviços terceirizados e os limites aceitáveis devem constar nos contratos.
Sugestões
- Antes de monitorar o backlog, é importante padronizar o cálculo do indicador, pois não há uma fórmula única em uso nas empresas.
- O backlog deve ser avaliado em separado para os diversos serviços ou especialidades, como mecânica, instrumentação etc. e não deve incluir as tarefas previstas para as paradas anuais ou programadas.
Em tua empresa o backlog é calculado e acompanhado? Os limites estão bem estabelecidos e são conhecidos pelos envolvidos?
Referências
1. Ouvreloeil, Titã. The Art of Managing the Backlog, HSB Reliability Technologies, Inc. Disponível em: http://www.geocities.ws/instplanner/art_of_managing_the_backlog.htm. Acesso em 18.06.20.
2. Forsberg, Owe. How to Calculate the Backlog and Manage Your Resources. Idcon. Disponível em: https://www.idcon.com/resource-library/work-management-planning-scheduling/how-to-calculate-the-backlog-and-manage-your-resources/ Acesso em 15.03.21.
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