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O quê é um KPI?

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Mão desenhando a palavra KPI

Indicadores Chave de Desempenho (Key Performance Indicators) são métricas, financeiras ou não, escolhidas para quantificar objetivos que refletem o que é importante para o negócio da organização. Eles ajudam o empreendimento entender quão bem está indo em relação aos seus objetivos estratégicos. Logo, devem estar relacionados às grandes diretrizes da organização. O instrumento tem o mérito de simplificar a complexidade do desempenho empresarial em uns poucos números que podem auxiliar a tomada de decisões.

Os Key Performance Indicators (KPIs) não precisam ser medidas de resultado; podem ser medidas do esforço feito. O que eles precisam é ser relevantes para a gestão. Mantida essa premissa, os KPIs podem ser estabelecidos para áreas específicas do negócio ou para avaliar o desempenho de toda a organização. Podem ser usados para avaliar o estado atual do negócio e para orientar sobre as ações a tomar.

Enquanto alguns KPIs são usados em muitas organizações (satisfação de clientes, EBITDA, etc.), outros são específicos para cada empresa, pois refletem a estratégia e as condições características do negócio. Cada gestor deve escolher os KPIs com base em sua importância, e não em sua popularidade.

Muitas organizações já concluíram que a implantação com sucesso da estratégia tem relação com dúvidas e questionamentos e não com respostas. Indicadores são, essencialmente, respostas. Logo, só devem ser escolhidos após a estratégia e os resultados desejados estarem claramente definidos.

O que define se um indicador é ou não um KPI não é a métrica em si, mas o contexto, ou seja a importância, para a organização, do resultado medido. Além de ter ter ligação clara e evidente com a estratégia da organização, os KPIs devem atender aos requisitos de todo indicador, como:

  • Fácil entendimento
  • Simples
  • Ter um responsável

Em resumo, os KPIs são medidas dos resultados ou do progresso no desempenho de uma atividade que é crítica para o sucesso do negócio.

Assim:

Todo KPI é um indicador, mas nem todo indicador é um KPI.

O uso de um número muito grande de KPIs traz diversos problemas. A Techstars, uma aceleradora de empresas de sucesso, com 18 programas no mundo, usa uma regra bastante simples para manter as startups com os pés no chão. O programa de Chicago, por exemplo, insiste que as empresas do portfólio podem ter apenas cinco KPIs em qualquer momento. Essas medidas mudam à medida que as empresas se desenvolvem, porém a exigência das cinco medidas força a priorização em todos os momentos da vida da nova empresa [1].

 “Um indicador chave de performance (KPI) é uma medida que mostra ao interessado (stakeholder) que as metas e objetivos importantes para ele estão sendo alcançados”

George Schiro – Vice President da Modeling and Performance Measurement, USA

Referência:

  1. Sull, Donald. The simple rules of disciplined innovation. Disponível em: http://www.mckinsey.com/insights/innovation/the_simple_rules_of_disciplined_innovation Acesso em 19.02.19.

Produtividade – Fazendo mais com menos

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Profissional com capa vermelha, imitando o Super Homen, correndo na rua.

Na medida em que oferecemos mais benefícios aos colaboradores, eles custam mais e temos que compensar isso com ganhos na produtividade.

Entretanto, a produtividade não depende apenas de motivação – o efeito imediato dos benefícios – mas também do conhecimento que as pessoas têm e dos recursos e tecnologias disponíveis. Exige mais do que esforço do RH. Exige investimentos de tempo e dinheiro de toda a alta administração.

Um desafio do RH, que pode ser superado pelo uso dos indicadores adequados, é mostrar para a organização sua contribuição para o ganho de produtividade, apesar das demais variáveis.

Quais indicadores você usa para mostrar a contribuição do RH para a alta administração da empresa?

Pirâmide de Resultados

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Pirâmide egipcia.

O alcance de um determinado objetivo costuma decorrer de uma cadeia de causas e efeitos, em que alguns resultados acabam gerando outros.

Assim, se uma organização que tem muitas faltas estabelece um Plano de Ação para reduzir o absenteísmo, a conclusão ou implantação das ações já é um resultado. Chamamos esse sucesso de resultado de 1° nível. Caso as ações previstas no plano sejam eficazes, haverá uma queda no absenteísmo medido (resultado de 2° nível) e, em decorrência, um aumento na produtividade da equipe (resultado de 3° nível).

Quando escolhemos os indicadores para a gestão, devemos considerar os diversos níveis de resultados, de modo a obter uma visão abrangente dos efeitos de cada decisão.

Dúvidas sobre o uso de indicadores? Contate-nos:  duvidas@bachmann.com.br

O Processo de Melhoria

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Circulo com diagrama de barras dentro, mostrando sucessão de melhorias.

Grande parte da atividade de gestão consiste em buscar a melhoria dos processos. Isso é feito por meio das seguintes etapas:

  1. Medir o desempenho.

Para conhecer a situação existente.

  1. Determinar o desempenho ótimo.

Essa etapa, que pode ser feita por levantamentos teóricos ou por meio de benchmarking [1], ajuda a determinar uma referência objetiva para a melhoria e facilitar estabelecer a meta, considerando também eventuais limitações de recursos e as peculiaridades da organização.

  1. Identificar o gap de desempenho.

Consiste em comparar o resultado atual com o julgado possível de ser alcançado, para determinar os benefícios e saber se o esforço se justifica. Afinal, há muitas frentes de trabalho possíveis e algumas oferecem mais vantagens que as outras.

  1. Agir para obter melhoria.

Se observado que o custo para mudar é favorável, considerando os ganhos esperados, devem ser feitos os investimentos e alteradas as práticas que vão buscar o novo patamar de desempenho.

Exemplificando.

A empresa decide avaliar seu processo de recrutamento e seleção. Na etapa 1 ela determina seu nível atual de desempenho. Isso pode ser feito, por exemplo, pelo indicador Retenção 90 dias, que mede o percentual de trabalhadores que, depois de 90 dias da admissão, continuam na organização. Digamos que o resultado observado seja 75%, ou seja, 3 em cada 4 recém admitidos permanecem na empresa depois de 3 meses. Na etapa 2 ela verifica, por meio de benchmarking, que as melhores empresas do mesmo tipo de negócio têm Retenção 90 dias de aproximadamente 90%.

A comparação dos resultados (etapa 3) evidencia o potencial de ganho de 15 pontos percentuais. Considerando o benefício, decorrente da redução dos elevados gastos para substituição de pessoas, decide-se por priorizar a melhoria do processo de recrutamento e seleção. Então (etapa 4), a empresa altera os procedimentos de contratação, adotando práticas de sucesso em outras empresas como: incluir no processo de contratação uma entrevista pelo futuro gestor da pessoa e oferecer uma visita ao ambiente de trabalho aos candidatos selecionados, para que eles possam verificar se desejam mesmo a vaga. Finalmente, a empresa continua monitorando o indicador Retenção 90 dias para avaliar se as novas medidas foram eficazes e suficientes.

Referência

  1. Bachmann & Associados. 10º Benchmarking Paranaense de RH. Curitiba. 2018. Disponível em: https://www.indicadoresrh.com.br/benchmarking/?mnu=28&id=73&area=material Acesso em 18.12.18.

Uma estratégia inteligente

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Usualmente buscamos melhorar o resultado médio de um indicador importante para a organização ou para o processo do qual somos responsáveis. Essa pode não ser, entretanto, a forma mais eficaz de conseguir melhorias.

As melhorias conseguidas com esse foco geralmente são temporárias e pouco significativas. Alguns autores [1, 2] defendem, com bons argumentos, que a verdadeira melhoria é conseguida quando trabalhamos para reduzir a variabilidade. Isso porque essa ação exige um conhecimento mais profundo dos processos.

Essa abordagem depende de uma análise mais sofisticada, pois não basta calcular a média aritmética dos resultados obtidos em determinado período. Embora a variabilidade possa ser medida pela diferença (range) entre o maior valor e o menor valor no período, o ideal é uma análise gráfica dos resultados ao longo do tempo. A melhor ferramenta para essa análise é o gráfico XmR.

Referências

  1. Barr, Stacey. How to Meaningfully Measure On-Time Delivery of Anything Disponível em https://www.staceybarr.com/measure-up/how-to-meaningfully-measure-on-time-delivery-of-anything/ Acesso em 19.06.18.
  2. Wheeler, Donald. Understanding Variation:The Key to Managing Chaos. SPC Press, Inc. 1993.

Post de 8.01.19 atualizado em 26.07.23,

Medindo a coisa errada

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“Voice-of-Customer” (VoC) continua a ser KPI favorito dos call centers mas, muitas vezes, a pontuação do VoC não faz sentido, pois as ações que o atendente deve tomar frequentemente não afetam o resultado da métrica VoC porque a pesquisa tem tudo a ver a percepção do cliente, não com o trabalho do atendente.

Se o cliente não gostar dos dados apresentados e preencher a pesquisa do VoC influenciado pelo resultado, e não pela qualidade do atendimento, como é esperado que o atendente consiga melhorar seu trabalho?

Fonte: https://www.callcentrehelper.com/key-performance-indicators-kpis-are-damaging-employee-engagement-95204.htm  Acesso em 3.03.18.

Rev. 1º.11.22

Indicadores e Modelos para a Gestão

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Triangulation for process control performance.

A escolha dos indicadores para uso na gestão geralmente representa um desafio. No âmbito estratégico, vários modelos têm sido utilizados com sucesso, destacando-se o Balanced Scorecard (BSC) e o Prisma, entre outros. Esses modelos, entretanto, não são adequados para os aspectos operacionais das organizações.

Um dos modelos mais comuns e eficazes no nível operacional é o QCAMS, disseminado pelos programas de Qualidade Total. Outro modelo bastante útil para gerar um grupo equilibrado de indicadores operacionais é o apresentado por Estevez-Reyes.

O modelo se sustenta em um triângulo (figura 1) que organiza as métricas em 3 categorias: confiabilidade, utilização e variabilidade.

As métricas de confiabilidade estão associadas às expectativas de previsibilidade e capacidade de fornecer os resultados planejados.

Os indicadores de variabilidade avaliam a consistência da qualidade dos produtos.

Os de utilização monitoram o aproveitamento das instalações, que normalmente têm grande influência na lucratividade do negócio.

Referência: Estevez-Reyes, L. Triangulation for process control performance. Pulp & Paper Canada. Fev. 2004. p. 34-37. Disponível em: http://www.pulpandpapercanada.com/paptac/PDFs/Feb04/ProcessControl.pdf

Texto de 19.12.18, atualizado em 5.4.22

Curso: Indicadores de RH como Ferramenta de Gestão

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Junho de 2019, em Curitiba (Data a confirmar)

Saiba como usar indicadores para melhorar resultados na gestão de pessoas.

Objetivos

Apresentar os indicadores como ferramenta de apoio à gestão de recursos humanos, esclarecer os conceitos envolvidos nas métricas clássicas de RH, como: rotatividade, absenteísmo, retenção, etc. e destacar os cuidados na análise e no uso prático das métricas.

Benefícios

Ao término da capacitação, os participantes devem ser capazes de:

  • Selecionar as métricas mais úteis para a gestão de recursos humanos.
  • Calcular os indicadores tradicionais de recursos humanos.
  • Analisar os resultados dos indicadores.
  • Entender a correlação entre os indicadores de RH e outros parâmetros do negócio.
  • Estabelecer metas que tragam melhores resultados para a organização.

Público

  • Este curso é dirigido aos profissionais de gestão de recursos humanos que desejam conhecer e usar indicadores em seu trabalho.

Programa

  1. Conceitos relacionados ao uso de indicadores na gestão.
  2. Indicadores clássicos de RH (Rotatividade, Retenção, Absenteísmo, Horas extras, Terceirização, Índice de treinamento, Diversidade, Taxa de Acidentes, etc.).
  3. Escolha, padronização e uso de indicadores para eficácia na gestão.
  4. Apresentação dos resultados para melhora da comunicação.
  5. Uso de informações comparativas (benchmarking).
  6. Implantação de um sistema de métricas na empresa.

Data e local

Junho de 2019 – Local e data a confirmar. Se desejar ser avisado quando houver nova turma, envie um e-mail para atendimento@bachmann.com.br.

Rua João Marchesini, 139 – Prado Velho – Curitiba PR Como chegar

Estacionamento terceirizado (R$22,00 a diária).

Horário: 8:30h às 17:30h, com intervalo de uma hora para almoço.

Investimento: R$ 850,00

– Desconto de 10% para associados da ABRH e empresas participantes do Benchmarking Paranaense de RH. Desconto especial para grupos.

– A cobrança será feita por meio de boleto bancário e serão fornecidos nota fiscal de prestação de serviços e certificado para os participantes.

– Os custos dos materiais, almoço e coffee breaks estão inclusos na inscrição.

Instrutor: Dórian L. Bachmann

Engenheiro Químico pela Universidade Federal do Paraná, Pós-Graduado em Engenharia de Processamento de Petróleo, MBAs em Gestão de Negócios e Marketing pela COPPEAD/RJ e em Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação pelo ISAE/FGV. Foi gerente geral da Unidade de Negócio da Industrialização do Xisto, da Petrobras. É sócio e diretor técnico da Bachmann & Associados. Coordena projetos de benchmarking competitivo em diversos setores e o Benchmarking Paranaense de Recursos Humanos.

Alguns clientes deste curso

CR Almeida, CSD Varejo, DAF Caminhões, EMBRAER, GVT, Hotel Bourbon, Nutrimental, SENAI, SESI, Trombini, Paraná Banco e Paraná Equipamentos.

Informações e inscrições:

41 3324-5336 ou e-mail atendimento@bachmann.com.br

Clique aqui para se inscrever

O livro “Boas Práticas de RH” já está disponível (Pré-lançamento)

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Capa do livro "Boas práticas de RH", com um sol dourado ilumionando a praia.

O livro Boas Práticas de RH: O que eles fizeram e deu certo é uma coletânea de experiências de sucesso que tiveram impacto positivo nos resultados da gestão de recursos humanos. Resume soluções e estratégias que foram adotadas pelos mais diversos tipos de organizações e reconhecidas por terem contribuído para melhorar, de forma mensurável, o desempenho das pessoas, da área de gestão das pessoas ou do negócio.

As práticas estão agrupadas conforme o indicador de resultados mais influenciado, facilitando encontrar ideias aplicáveis às situações específicas de interesse do leitor.

Uma coisa legal é que você não precisa ler de ponta a ponta. Pode escolher o indicador ou tema que te interessa melhorar agora e Ir direto ao capítulo correspondente.

O livro, nas versões eletrônica e impressa, pode ser adquirido na Amazon www.amazon.com.br/dp/B07L416T25

O autor

Dórian L. Bachmann é engenheiro químico e ocupou diversos cargos técnicos e gerenciais. Trabalhou na IBM, na URBS e na Petrobras, antes de fundar a Bachmann & Associados, consultoria especializada em indicadores de desempenho e benchmarking. É coordenador do Benchmarking de Indicadores de RH, feito em parceria com a ABRH há 10 anos. LinkedIn: linkedin.com/in/bachmann

Diversidade de gênero

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Desenho esquemeatico com grupo de homens na esquerda e mulheres na direita.

No Paraná, a participação feminina na força de trabalho continua crescendo, embora lentamente. Em 2017 alcançou 43,0%, o maior valor na série histórica iniciada em 2007 [1].

No Brasil, mulheres são apenas 9% em conselhos administrativos. A conclusão é de levantamento feito pela consultoria SpencerStuart [2]. O estudo analisou 187 empresas listadas em Bolsa e mostrou que a presença de mulheres nos conselhos de administração aumentou 15% em 2017, se comparado ao ano anterior. Apesar disso, o Brasil tem apenas dez mulheres presidentes de conselho, e a participação feminina – 9,4% – equivale a menos da metade da média internacional, de 24,1%.

Fernando Carneiro, presidente da SpencerStuart no Brasil, afirmou em entrevista ao Estadão/Broadcast que “há iniciativas para promover a diversidade, principalmente de gênero, mas elas são dificultadas pelo predomínio de profissionais de áreas em que a presença feminina é menor, como a financeira, e a exigência de experiência”.

Referências:

  1. Bachmann & Associados & ABRH-PR. 10º Benchmarking Paranaense de Recursos Humanos 2018: Dados de 2017. Curitiba. 2018. Disponível em: https://www.indicadoresrh.com.br/benchmarking/download/?tipo=biblioteca&id=73&file=a9460926c05966f101746a247f9696bd485ce305
  2. https://economia.estadao.com.br/noticias/governanca,mulheres-sao-so-9-em-conselhos-no-brasil,70002426274

Serviço

Na tua organização a participação feminina é boa, quando comparada com os concorrentes? Descubra em www.indicadoresrh.com.br