Microstyle – The Art of Writing Little

Comentários sobre o livro

Escrito por Christopher Johnson, um linguista que trabalhou na Lexicon Branding, empresa que criou marcas como Pentium e Blackberry, orienta sobre como escrever textos curtos, objetivos e poderosos na comunicação de ideias. Para isso, criou o conceito do estilomicro (microstyle), que se refere às mensagens curtas, de apenas uma palavra, uma frase ou uma ou duas sentenças curtas.

O autor reconhece a mudança na comunicação do dia a dia, em que as redes sociais mudaram a forma de relacionamento e de troca de ideias. Agora prevalecem os textos curtos, não apenas no Twitter, que impôs o limite de comunicar ideias com menos de 140 caracteres, mas também no Facebook, no WhatsApp e em outros recursos modernos.

Segundo ele, a interação entre mensagem, mente e contexto é que faz o significado acontecer. Assim, o redator deve levar em conta todos esses aspectos. Para apresentar a estratégia do chamado microestilo, o livro conta com quatro seções: Significado, som, estrutura e contexto social.

Uma das melhores maneiras de tornar uma mensagem envolvente é fazer com que o seu leitor viva, não apenas pense no que é escrito. Afinal, vivemos situações. Para isso, uma técnica que ele recomenda é descrever uma situação em detalhes, ao invés de apenas contar. Por exemplo, não dizer apenas que o dia estava bonito, mas descrever a presença do sol, de árvores, flores, etc. para que o leitor conclua que o dia era bonito. Naturalmente, essa técnica – útil na escrita em geral, não se aplica diretamente nos microtextos.

Mas, para quem espera orientações objetivas e operacionais, o livro é decepcionante. Vários exemplos, especialmente slogans de empresas, são repetidos e outros exigem alguma cultura americana para o correto entendimento.

Não espere para breve uma tradução do livro, pois é um desafio e tanto. Muitos exemplos se referem a produtos e situações típicas americanas. Pior, vários exemplos relacionados ao uso de sons são apresentados por meio de palavras em inglês, tornando a tradução do texto uma tarefa hercúlea.

Leia um trecho selecionado

How do you pack a lot of meaning into a little message? You don’t. That’s the first lesson of microstyle. A message isn’t a treasure chest full of meaning. It’s more like a key that opens doors. A message starts a mental journey, and meaning is the destination. A successful message sends people in the right direction but allows them to use their wits and the cues provided by context to get there. Keeping this in mind makes you think about how your message fits into a larger picture and points to ideas without expressing them directly. The interaction of message, mind, and context makes meaning happen”.

O livro

Johnson, Christopher. Microstyle; The art of writing little. W. W. Norton & Company. New York. 1 Ed. 2011. (Em inglês)

A linguagem do RH influencia sua imagem

Em uma discussão online alguém comentou que um bom departamento de RH é tão importante e crítico quanto um bom departamento de vendas. No entanto, se a afirmação for verdadeira, por que nem todos na organização – especialmente o departamento de vendas – concordam com isso? A função de vendas todo mês lança um relatório listando as vendas totais, as margens brutas de vendas, os clientes ganhos e perdidos, bem como diversos dados financeiros.

O que o RH reporta? Dados típicos incluem número de pessoas, rotatividade, custo operacional, número de pessoas contratadas e treinadas. O que tudo isso mostra? Custos operacionais! Onde está o valor? No início da minha carreira de RH, antes de saber que o RH realmente gerava valor financeiro, mostrei esse tipo de dados a um CEO. Sua resposta foi: “Não posso fazer nada com isso” [1].

O RH mostra evidências de que ele contribui com valor financeiro ou lista simplesmente o tempo, o dinheiro e os recursos gastos? De modo geral a alta gerência associa o esforço do RH à tarefa de deixar as pessoas felizes e não aos resultados do negócio. Isso ocorre basicamente por duas razões:

1º. A linguagem do RH, focada em emoções, não costuma apresentar a objetividade que os números conferem às mensagens. Daí a importância de usar indicadores e resultados numéricos.

2º. O RH mostra a melhora no clima organizacional como resultado de suas ações, presumindo que os demais gestores entendem a vinculação óbvia (para o RH) com os resultados da organização. Assim, deixa de esclarecer de que modo e em quanto as ações efetivamente contribuem para o sucesso da empresa. 

A solução: O RH tem que apresentar as informações de forma mais completa e objetiva, mostrando o ganho para a organização, de preferência em valores monetários, ainda que estimado.

Referência: 1. Texto da Internet; fonte não identificada.

Engajamento e informação

A pesquisa State of the American Workplace, da Deloitte Gallup, de 2012, indica que um time engajado apresenta rentabilidade cerca de 22% maior.

Porém, o mais grave é que somente 47% dos líderes são eficientes em partilhar com os empregados o propósito (e as metas!) da organização, ou seja, 53% da sua liderança não é efetiva em engajá-los.

Fonte: Revista Melhor: gestão de pessoas. Ano 22, n° 320. Julho 2014. p. 74.

Formulários e informações

Desenho com mão escrevendo em um formulário.

Uma falha comum, e possivelmente a razão pela qual muitos valores são registrados com erro nos formulários de coletas de dados nas empresas, é que esse preenchimento é considerado óbvio e dispensa a análise de aspectos que, na prática, são importantes, como:

  • ordem de solicitação dos dados
  • repetição monótona dos dados
  • aparência descuidada

aliada à suspeita, por quem está preenchendo, que a maioria dos dados não serão usados e servem apenas como “relógio ponto”, ou seja, um recurso para manter a atenção nos sistemas e equipamentos.

Esse problema, típico dos formulários em papel, agora se repete nos formulários eletrônicos usados nos tablets.

Alguma atenção por parte dos gestores sobre esse mecanismo de coleta de informações pode contribuir bastante para a melhoria da qualidade dos dados, com reflexos positivos nas análises e nos resultados.

Entre as ações para melhoria, podemos citar:

  1. Inclusão da faixa de resultados considerada normal. Assim o operador – ou o sistema eletrônico – pode alertar o supervisor no caso de desvios. Isso é particularmente importante nas situações onde a degradação do sistema é lenta, como por exemplo a elevação gradativa da temperatura devido aos desgastes; nesses casos, o operador se acostuma com os números cada vez maiores (ou menores) e não percebe a anormalidade.
  1. Design profissional do formulário. Reproduzir um formulário improvisado ou um de boa qualidade, em que os espaços para as anotações estão bem organizados e têm o tamanho adequado, tem o mesmo custo, mas o resultado na gestão dos processos pode ser significativa.

Na tua empresa os formulários de coleta de dados ou outros são reconhecidos como ferramenta importante de trabalho e ganham atenção e design profissional?

Revisar e aprimorar os formulários de coleta de dados, eletrônicos ou em papel, é uma de nossas expertises. Conheça nossos trabalhos de consultoria.

Escolhendo indicadores

Fita meetrica desenrolada

A importância da medição do desempenho dos processos é enfatizada pela máxima da qualidade total: “Se você não pode medir, você não pode gerenciar”. Graças a internet, não sabemos se quem disse isso foi Deming, Falconi, Einstein ou o Érico Veríssimo. Mas, independentemente da origem, sabemos que é verdade. De fato, se o gestor de um sistema qualquer não é capaz de avaliar os efeitos das decisões tomadas, certamente não tem condições de administrá-lo.

Uma organização é um sistema que existe para entregar valor às partes interessadas. Portanto, toda medida deve ser feita com o propósito de permitir que a organização determine o sucesso ou não em atingir seus objetivos e cumprir a sua missão.

Há, porém, uma dificuldade. Qualquer área tem um número muito grande de indicadores que podem ser usados. Entender quais podem trazer efetiva contribuição à administração é uma das atividades mais importantes para estruturar o Sistema de informações para Gestão. E tudo começa por definir ou conhecer a estratégia da área, que depende – ou deveria depender – da estratégia da organização.

A medição do desempenho dos processos traz diversas vantagens, como:

  • Melhora a comunicação
  • Informa o nível de performance
  • Melhora o gerenciamento
  • Permite comparações
  • Propicia uma cultura de mudanças e promove a melhoria contínua dos processos.
  • Mostra progressos
  • Apoia o sistema de remuneração e incentivos para motivar o desempenho dos colaboradores.
  • Ajuda nas negociações

Vale lembrar que nem todos os dados coletados pelas empresas se destinam à medida de desempenho ou à gestão. Muitos são usados para atender exigências legais, como os relativos aos acidentes e à movimentação de pessoal, e outros atendem à necessidade das decisões operacionais e análises relacionadas às melhorias ou à investigação de acidentes.

Redação da meta

Alvo com lápis como se fora um dardo.

Toda meta tem de esclarecer dois pontos:

  • O quê desejamos (quantificação objetiva do resultado).
  • Quando (momento em que o resultado pretendido deve ser alcançado).

Mas, a forma como a meta é descrita também é importante. Afinal, a meta objetiva comunicar, direcionar e estimular. Para isso, é importante o uso da linguagem correta. Vamos comparar duas formas de escrever que dizem a mesma coisa?

1 – Reduzir as horas paradas do moedor, por falta de matéria prima, em 50% em 2019.

2 – Reduzir as horas paradas do moedor, por falta de matéria prima, de 32h/mês em janeiro para 16h/mês em dezembro de 2019.

Qual alternativa é mais clara para a equipe envolvida com o dia a dia da operação do equipamento e que será a responsável por atingir a meta?

Qual costuma ser usada pelos gerentes? É a mesma?

Escolaridade é vantagem competitiva e marketing.

Caderno e caixa com lápis.

A Midiograf usa o indicador de escolaridade para destacar publicamente a qualidade de sua equipe. Os resultados, apresentados no folder de propaganda da empresa, na forma de barras verticais, mostra que 100% dos 147 colaboradores possuem treinamento ou curso técnico e que 85% possuem ensino superior ou médio.

Trata-se de um bonito reconhecimento de que a capacitação e a tecnologia da empresa estão nas pessoas.

Fonte: MidioNews Jan-Abr. 2008. p. 5.

Como as pessoas reagem aos números

Se um político pretende usar os números para explicar alguma coisa aos eleitores, diz Gary Base, cientista da Universidade do Kansas, deve mostrá-los em três formatos.

Por exemplo: se ele pretende conseguir verba para montar centros de tratamento de uma doença rara, deve dizer que essa doença atinge um a cada mil brasileiros – ou seja, atinge 185 mil brasileiros. Gary Base estuda como as pessoas compreendem os números: diz que, no geral, elas acham mais fácil compreender frequências (um a cada mil), grandes porcentagens (20% ou 60%) e números absolutos (185 mil).

Mas uma coisa é explicar, outra é persuadir. Se um político pretende persuadir os eleitores, deve mostrar só o número absoluto, especialmente se for grande, como 185 mil. As pessoas dão maior importância para 185 mil brasileiros do que para 0,1% dos brasileiros, embora o número seja o mesmo.

Ao contrário, se o político da oposição pretende dissuadir os eleitores, deve usar só a versão pequena do número – 0,1%. “As pessoas não entendem números assim de verdade”, diz Base. “O que elas entendem é: isso é muito, muito pouco.”

Fonte: Revista Informática Hoje ano 24 – Julho 2008, p. 6.

Um indicador melhor que o IDH

Indicadores nos dão uma visão objetiva e consistente do progresso, seja em nossa organização, seja em um país. O trecho adiante, retirado do livro Factfulness, recomendado pelo Bill Gates, mostra como as métricas podem ser úteis. Vale a leitura.

It was October 1995 and little did I know that after my class that evening, I was going to start my lifelong fight against global misconceptions. “What is the child mortality rate in Saudi Arabia? Don’t raise your hands. Just shout it out.” I had handed out copies of tables 1 and 5 from UNICEF’s yearbook. The handouts looked dull, but I was excited.

A choir of students shouted in unison: “thirty-five.”

“Yes. Thirty-five. Correct. This means that 35 children die before their fifth birthday out of every thousand live births. Give me the number now for Malaysia?”

“fourteen,” came the chorus.

As the numbers were thrown back at me, I scribbled them with a green pen onto a plastic film on the overhead projector.

“Fourteen,” I repeated. “Fewer than Saudi Arabia!”

My dyslexia played a little trick on me and I wrote “Malaisya.” The students laughed.

“Brazil?”

“fifty-five.”

“Tanzania?”

“one hundred and seventy-one.”

I put the pen down and said, “Do you know why I’m obsessed with the numbers for the child mortality rate? It’s not only that I care about children. This measure takes the temperature of a whole society. Like a huge thermometer. Because children are very fragile. There are so many things that can kill them. When only 14 children die out of 1,000 in Malaysia, this means that the other 986 survive. Their parents and their society manage to protect them from all the dangers that could have killed them: germs, starvation, violence, and so on. So this number 14 tells us that most families in Malaysia have enough food, their sewage systems don’t leak into their drinking water, they have good access to primary health care, and mothers can read and write. It doesn’t just tell us about the health of children. It measures the quality of the whole society.

“Just so you know,” I said, “you won’t find any countries where child mortality has increased. Because the world in general is getting better. Let’s have a short coffee break.”

Referência: FACTFULNESS: Ten Reasons We’re Wrong About the World – and Why Things Are Better Than You Think. Parte do resumo disponível em https://www.gatesnotes.com/media/features/books/Factfulness_Excerpt.pdf. Acesso em 30.05.18.