Plano de Ações

Desenho em quadro branco de um Plano de ações.

Toda vez que estabelecemos uma meta, estamos tentando prever o futuro. Pior, estamos acreditando que podemos moldar o futuro e isso nem sempre é verdade. As metas nos ajudam a estabelecer o futuro desejado, mas a gestão dos processos e dos planos de ações é que nos permite alcançar o futuro pretendido.

Ter um bom conjunto de indicadores não é suficiente para o sucesso na gestão. É necessário fazer um Plano de Ações para a melhoria dos processos que estão sendo mensurados e criar uma sistemática de avaliação periódica dos resultados, comparando-os com as metas estabelecidas. Nos casos de desvios, é importante revisar o Plano, mudando as atividades (a forma de fazer) ou a quantidade de recursos alocados.

O Plano de Ações, algumas vezes chamado de Plano Operacional,  é a resposta a questão “Como atingir a meta estabelecida?”. Afinal, não faz sentido definir uma meta sem criar um Plano de Ações associado a essa meta.

A construção de um bom Plano de Ações exige responda às seguintes perguntas.

  • O quê deve ser feito?
  • Até quando deve ser feito?
  • Quem deve fazer ou garantir que seja feito?
  • Quanto vai custar?

e, em muitos casos, onde deve ser feito. Em outras palavras, é uma lista de atividades necessárias para alcançar o objetivo determinado que, geralmente, atende ao 5W2H.

WhatO que
WhyPor que
WhenQuando
WhoQuem
WhereOnde
HowComo
How muchQuanto

Superestimamos o resultado e subestimamos o processo. Mas o sonho só é realizado graças à dedicação a um processo. – John Maxwell

Post de mai/19, revisado em jun/23.

Indicador tem que ter meta?

Na verdade, não! Na prática, temos três situações e só em uma temos efetivamente uma meta.

  • A mais comum é que o indicador forneça o nível de desempenho de um processo que queremos melhorar. Nesse caso, a métrica deve ter uma meta que mostre o resultado desejado em um momento futuro e um Plano de Ações visando a melhoria.
  • Outra situação ocorre quando o processo está estável ou sob controle e isso é considerado satisfatório. Nesse caso, o resultado é periodicamente comparado com valores de referência (padrões). Apenas nos casos em que o resultado do indicador extrapola os limites especificados há necessidade de alguma ação. Por exemplo, se o indicador de inadimplência está em 1,7% e a empresa tem como limite máximo 2,0%, não há motivo para qualquer providência. Assim, embora deva ser feito o acompanhamento periódico, só será tomada ação se a inadimplência chegar a 2%. Seria diferente se o limite estabelecido fosse de 1,5% no máximo. Nesse caso, voltamos à primeira situação, em que se deve fazer um Plano de Ações, por exemplo incluindo regras mais restritivas para a concessão de crédito visando reduzir a inadimplência.
  • Uma terceira situação acontece quando ainda não há um histórico que permita estabelecer uma meta, mas se deseja monitorar um processo. Nesse caso, o indicador permite observar a tendência de estabilidade, piora ou melhoria. Também permite conhecer o desempenho do processo para, no futuro, estabelecer uma meta ou os padrões aceitáveis de desempenho.

Em sua empresa há essa noção clara de quais indicadores são voltados à melhoria e quais são usados para manter o controle dos processos que já operam satisfatoriamente?

Post de dez/16, ajustado em mar/24.