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Plano de Ações

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Desenho em quadro branco de um Plano de ações.

Toda vez que estabelecemos metas, estamos tentando influenciar o futuro, ainda que isso nem sempre seja possível. As metas nos fornecem o futuro desejado, mas é a gestão dos processos e dos planos de ações que nos permite chegar lá.

Ter um bom conjunto de indicadores não é suficiente para garantir o sucesso na gestão. É necessário fazer um Plano de Ações para melhorar os processos que estão sendo medidos e fazer uma avaliação periódica dos resultados, comparando-os com as metas estabelecidas. Nos casos de desvios, é preciso revisar o plano, mudando as atividades (a forma de fazer) ou a quantidade de recursos alocados.

O Plano de Ações, também chamado de Plano Operacional,  é a resposta a questão “Como atingir a meta estabelecida?”. Afinal, não faz sentido estabelecer uma meta sem criar um Plano de Ações para alcançá-la.

Um bom plano de ações exige resposta às seguintes perguntas.

  • O que precisa ser feito?
  • Até quando deve ser feito?
  • Quem deve fazer ou garantir que seja feito?
  • Quanto vai custar?

e, em muitos casos, onde deve ser feito. Em outras palavras, é uma lista de atividades necessárias para alcançar o objetivo determinado que, geralmente, atende ao requisitos 5W2H.

WhatO que
WhyPor que
WhenQuando
WhoQuem
WhereOnde
HowComo
How muchQuanto

Muitas vezes, para facilitar a gestão, evitando que aspectos muito detalhados sejam tratados nas reuniões de nível mais elevado, os Planos de Ações são estruturados em dois níveis: tático e operacional.

Figura 1 – Exemplo de Plano de Ações no nível tático
Figura 2 – Exemplo de Plano de Ações no nível operacional

Simplesmente ter bons indicadores não garante o sucesso na gestão. Para alcançar resultados, é preciso elaborar um plano de ações para melhorar os processos medidos e estabelecer um sistema regular de avaliação comparativa com as metas. Nos casos de desvios, pode ser necessário revisar o plano de ações, mudando as atividades (a forma de fazer) ou a quantidade de recursos alocados. Logo, o Plano de Ações é a resposta à questão “Como atingir a meta estabelecida?”.

Superestimamos o resultado e subestimamos o processo. Mas o sonho só é realizado graças à dedicação a um processo. – John Maxwell

Post190508 de mai/19, revisado em jun/24.

Indicador tem que ter meta?

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Na verdade, não! Na prática, temos três situações e só em uma temos efetivamente uma meta.

  • A mais comum é que o indicador forneça o nível de desempenho de um processo que queremos melhorar. Nesse caso, a métrica deve ter uma meta que mostre o resultado desejado em um momento futuro e um Plano de Ações visando a melhoria.
  • Outra situação ocorre quando o processo está estável ou sob controle e isso é considerado satisfatório. Nesse caso, o resultado é periodicamente comparado com valores de referência (padrões). Apenas nos casos em que o resultado do indicador extrapola os limites especificados há necessidade de alguma ação. Por exemplo, se o indicador de inadimplência está em 1,7% e a empresa tem como limite máximo 2,0%, não há motivo para qualquer providência. Assim, embora deva ser feito o acompanhamento periódico, só será tomada ação se a inadimplência chegar a 2%. Seria diferente se o limite estabelecido fosse de 1,5% no máximo. Nesse caso, voltamos à primeira situação, em que se deve fazer um Plano de Ações, por exemplo incluindo regras mais restritivas para a concessão de crédito visando reduzir a inadimplência.
  • Uma terceira situação acontece quando ainda não há um histórico que permita estabelecer uma meta, mas se deseja monitorar um processo. Nesse caso, o indicador permite observar a tendência de estabilidade, piora ou melhoria. Também permite conhecer o desempenho do processo para, no futuro, estabelecer uma meta ou os padrões aceitáveis de desempenho.

Em sua empresa há essa noção clara de quais indicadores são voltados à melhoria e quais são usados para manter o controle dos processos que já operam satisfatoriamente?

Post de dez/16, ajustado em mar/24.