Uma dica sobre gráficos (no início do ano)

Não comece os gráficos dos indicadores do ano com os dados de janeiro do mesmo ano, como muitos fazem.

O mundo não acabou em 31 de dezembro do ano anterior. Os resultados anteriores dão contexto e são importantes para a interpretação dos novos resultados.

Uma boa prática é manter ao menos os dados dos últimos seis meses do ano anterior. Isso vale para relatórios, quadros de gestão à vista e dashboards.

Veja como o gráfico com a infromação de apenas um ano, adiante, não é uma boa referência.

POST de 12.1.26

Respostas às metas estabelecidas

Desenho de um redemoinho com vários aviões de papel vermelhos. Um se destaca por tomar direção para fora do redemoinho.

Na gestão é importante considerar as pessoas, ou seja, a psicologia comportamental. Quando as pessoas são pressionadas para alcançar uma meta, há três ações possíveis [1]:

  • Trabalhar para melhorar o sistema.
  • Distorcer o sistema.
  • Distorcer os dados.

Infelizmente, nem sempre a primeira opção é a escolhida.

Fonte: 1. Wheeler, Donald J. Understanding Variation: The key to managing chaos. SPC Press, Inc. Tenesse. 1993.

POST de jan/26

Medir negócios inovadores é difícil (e os outros também!)

Imagem cortesia de Freepik

Escolher indicadores é complexo e, muitas vezes subjetivo.

“Primeiro, você precisa descobrir o que medir. Bem no início, o Facebook media a frequência com que seus usuários voltavam à rede. Tudo que eles faziam era focado em melhorar essa métrica simples. OpenTable, o serviço de reservas de restaurante, se dedicou a duas métricas que os ajudaram a ser líderes de mercado: aumentar o número de restaurantes na sua rede e o número de clientes fazendo reserva”, afirmou Kaplan [1].

A lição é a mesma que serve para a escolha dos indicadores em outros processos: Meça o que é o mais importante (para o momento do negócio)!

Referência

1. GOMES, Patrícia. 8 formas de usar a inovação para educar na empresa. Porvir, 3 jul. 2013. Disponível em: https://porvir.org/porpensar/8-formas-de-usar-inovacao-para-educar-na-empresa/20130703. Acesso em: 19 jul. 2013.

Ago/25

Você consegue o que pede — não o que realmente quer

Pessoa falando em um telefone de lata – Clique em ‘Autorizar imagens’ para visualizar.
Imagem por Ryan McGuire em Pixabay

Comunicação é a principal ferramenta gerencial.

A ATH Microelectronics é uma startup criada em 1997 para desenvolver produtos médicos de alta tecnologia que permitem diagnóstico por imagem. A empresa recebeu vários aportes de capital e, em 2001, foi comprada por um grande player da indústria.

O histórico financeiro da empresa até 2002 mostrava prejuízos crescentes. Os diretores, que nunca haviam falado com as equipes em retorno financeiro, traçaram uma estratégia de guerra, apoiada em corte radical de custos e em aumento das vendas, com premiações em dinheiro e viagens com tudo pago para o Hawaii, caso as metas fossem atingidas.

O resultado foi um sucesso, com todo mundo com bônus no bolso, feliz e sorridente no Hawaii. Três dias após voltarem do passeio, a FDA (órgão federal que regula a área médica nos EUA) entregou uma lista de 150 não-conformidades nos produtos fornecidos, decorrentes de reclamações dos clientes quanto à qualidade do que estava sendo entregue. Ou consertavam tudo ou a empresa seria fechada.

Em 2004, novas políticas. Agora o bônus permanecia atrelado a receita, mas incluía indicadores de qualidade (índice de defeitos no produto, retrabalho, devoluções de produtos e reclamações de clientes). Efeito: Mais uma vez, excelentes resultados. Todo mundo ganhou bônus.

No início de 2006, entretanto, o crescimento estagnou. Os donos originais foram deixando o negócio e uma gestora profissional indicada pelo grupo que adquiriu a empresa assumiu o controle. O foco no zero defeito foi mudado para alto nível de serviço e confiabilidade. Entretanto, a indústria como um todo evoluiu e novos produtos superiores estavam inundando o mercado. Assim, outra métrica estabelecida para o bônus foi o prazo para que os novos produtos em desenvolvimento chegassem ao mercado. Resultado: O faturamento despencou e a empresa voltou ao prejuízo.

Observe que, quando o discurso dos líderes e o bônus dos funcionários tinham foco em aumentar faturamento, o faturamento aumentou, mas a qualidade despencou. Quando a direção mudou o foco para a qualidade, a qualidade aumentou. Quando, finalmente, o foco foi para novos produtos, os novos produtos foram entregues. Mas, mesmo assim, o faturamento caiu e a empresa amargou um baita prejuízo. Por quê? Porque para não comprometer seus bônus, os funcionários começaram a pegar atalhos para não comprometer o prazo e todos os novos produtos foram reprovados pelo FDA.

Indicadores comunicam prioridades.

Resumo da ópera. Você consegue o que prioriza e comunica. Normalmente as direções dadas pelos líderes são efetivamente seguidas. Mas a que custo? De quem é a responsabilidade de preservar a integridade e o crescimento sustentável da organização? Os empregados estão errados em tentar assegurar seu bônus a qualquer custo? Ou os líderes devem se preocupar em usar indicadores e estabelecer metas que não comprometam a longevidade da empresa e permitam crescimento sustentável?

Crédito: Texto adaptado livremente do livro “60 dias em Harvard”, de Allan Costa [1].

Referência: 1. COSTA, Allan. 60 dias em Harvard: diário de um AMP. [S.l.]: Amazon, 2017. eBook Kindle. Disponível em: https://www.amazon.com.br/60-DIAS-HARVARD-aprendizados-executivos-ebook/dp/B07114J4FH. Acesso em: 26 ago. 2025. p. 108–111.

Para pensar: Em tua empresa os efeitos colaterais dos indicadores são avaliados antes de sua adoção permanente?

POST200825 de ago/25

O Mito do Just in Time

Foto pelo autor.

O diretor de uma fornecedora da indústria automotiva afirma [1] que o Just in Time é um mito e que apenas transfere a responsabilidade (e os custos) de manutenção do estoque para outras partes da cadeia produtiva com menor poder de barganha.

O que pensa dessa posição polêmica? Deixe sua opinião nos comentários.

Referência

1. NEELY, Andy; ADAMS, Chris; KENNERLEY, Mike. The performance prism: the scorecard for measuring and managing business success. New York: Financial Times Prentice Hall, 2002. 299 p.

POST250822 de ago/25

O melhor indicador é aquele que você usa. Será?

Imagem cortesia de Freepik

Durante minha caminhada diária, ouvi em um podcast sobre qualidade de vida a seguinte frase: “O melhor exercício é aquele que você faz.” Imediatamente pensei: É isso! O melhor indicador é aquele que você usa.

Mas, refletindo melhor, percebi que essa lógica não se aplica às métricas de gestão. Nesse contexto, pode ser melhor não ter indicador algum do que usar uma métrica inadequada. E há boas razões para isso. Um indicador mal escolhido pode levar a:

  • busca por resultados que favorecem a otimização de uma área, em detrimento da organização como um todo;
  • incentivo à competição, em vez de colaboração entre as pessoas e áreas;
  • aumento da burocracia (monitorando métricas irrelevantes) e redução dos resultados que realmente importam para a organização.

Portanto, diferente dos exercícios físicos — em que qualquer movimento traz algum benefício —, na gestão, é melhor não usar indicadores do que trabalhar com métricas equivocadas.

Mas, claro, o melhor é usar os indicadores certos!

Ago/25

Backlog – Uma medida útil, não só para a manutenção

Desenho de quadro com tarefas previstas e a realizar.

Ter uma carteira de serviços a realizar é uma forma de evitar ociosidade e buscar melhor desempenho, mas é importante ter controle sobre a quantidade de pendências.

Backlog é um indicador consagrado na área de manutenção e, geralmente, refere-se às ordens de serviço pendentes. Entretanto, aplica-se igualmente à prestação de outros serviços, inclusive para clientes externos. O termo backlog poderia, em tradução livre, significar “estoque de serviços pendentes”.

Monitorar o backlog serve para avaliar a adequação da quantidade de mão de obra disponível e outros recursos em relação à demanda de trabalhos.

Assim, não há uma meta óbvia a alcançar. Um backlog elevado indica uma demanda superior à capacidade de realização, resultando em um tempo de espera que afeta negativamente a satisfação do cliente. Um resultado muito baixo, por outro lado, pode levar a equipe e outros recursos à ociosidade.

Por exemplo:

O volume de trabalho disponível para ser executado = 2.000 horas

         Equipe de trabalhadores = 5 pessoas

         Carga horária semanal = 40 horas/trabalhador

Logo, a capacidade de atendimento semanal é de 200 horas (5 x 40).

Então,

         Backlog = 2.000 horas / 200 horas/semana = 10 semanas

O backlog de 10 semanas pode ser interpretado como o tempo que será necessário para executar todos os trabalhos já previstos, durante o horário normal de trabalho, se não houver nenhum pedido de serviço adicional.

Para o desempenho ótimo, o backlog deve oscilar dentro de uma faixa de controle. Portanto, apenas valores fora da faixa devem ser objeto de atenção.

É interessante considerar as recomendações apresentadas por Ouvreloeil [1] para serviços de manutenção industrial:

  • Backlog inferior a 2 semanas dificulta o trabalho de programação.
  • Backlog superior a 3 semanas indica ineficiência em atender à produção.

Outro especialista recomenda como ideal backlogs de 4 a 6 semanas para a indústria de processo e de 2 a 4 semanas para as indústrias farmacêuticas e de alimentos [2].

A estabilidade no resultado da métrica ao longo do tempo indica que a quantidade de pedidos de novos serviços é semelhante à quantidade de serviços realizados. A métrica também é importante para o acompanhamento de serviços terceirizados e os limites aceitáveis devem constar nos contratos.

Sugestões

  • Antes de monitorar o backlog, é importante padronizar o cálculo do indicador, pois não há uma fórmula única em uso nas empresas.
  • O backlog deve ser avaliado em separado para os diversos serviços ou especialidades, como mecânica, instrumentação etc. e não deve incluir as tarefas previstas para as paradas anuais ou programadas.

Em tua empresa o backlog é calculado e acompanhado? Os limites estão bem estabelecidos e são conhecidos pelos envolvidos?

Referências

1. Ouvreloeil, Titã. The Art of Managing the Backlog, HSB Reliability Technologies, Inc. Disponível em: http://www.geocities.ws/instplanner/art_of_managing_the_backlog.htm. Acesso em 18.06.20.

2. Forsberg, Owe. How to Calculate the Backlog and Manage Your Resources. Idcon. Disponível em: https://www.idcon.com/resource-library/work-management-planning-scheduling/how-to-calculate-the-backlog-and-manage-your-resources/ Acesso em 15.03.21.

POST250306 de ago/25

Automatizar? Sim. Mas antes…

Foto de pessoa descansando enquanto vê engrenagens rodando – Clique em “Autorizar imagens” para ver.

Quando pensam em sistemas de informações, a primeira preocupação dos gestores costuma ser a implementação de um software que possa automatizar e simplificar o trabalho gerencial. Isto é reforçado pela opinião – correta – de que velocidade é importante; pois não basta acompanhar os indicadores e fazer uma verificação trimestral ou mensal dos resultados.

Porém, para aprender a correr, é necessário aprender a andar. Antes de qualquer automação, é importante testar os indicadores selecionados para ver se são adequados à gestão e aos objetivos da organização. Portanto, mesmo que não se possa ter a mesma velocidade, é desejável rodar alguns ciclos de análise usando ferramentas mais simples, porém flexíveis, como as planilhas eletrônicas. E, só depois de ter o sistema testado e aprovado na gestão, permitir a sua informatização. Pense nisso!

A automação vai reproduzir os processos existentes. Logo, antes de automatizar, é melhor aprimorar os processos. A especificação dos sistemas fica mais fácil e rápida se o usuário já tiver os processos definidos e as regras para validação estabelecidas.

POST250730 de jul/25

Pensando criticamente

Os dados comparativos são uma referência adicional para as decisões, mas deve prevalecer a relevância do resultado do indicador para o sucesso da organização em relação à sua estratégia.

Apenas porque o resultado de um indicador é pior do que a média do mercado, isso não significa que se deve trabalhar para melhorá-lo. A informação pode, na verdade, sinalizar que o aspecto em questão não é prioritário para a organização. Indicadores comparativos são referências úteis para a tomada de decisão, mas o critério decisivo deve ser a relevância do indicador para o êxito da organização em relação à sua estratégia.

Em resumo, ao definir prioridades, considere sobretudo os interesses estratégicos da organização.

Post250723 de jul/25

O diabo está nos detalhes

O Mars Climate Orbiter da NASA se perdeu no espaço porque os engenheiros do projeto esqueceram de converter unidades inglesas em unidades métricas em um arquivo de dados importantes, um erro que custou aos cientistas anos de trabalho e US$125 milhões aos contribuintes.

Fonte: Koomey, Jonathan G. Turning Numbers into Knowledge: Mastering the art of problem solving. Analytics Press. Oakland. Ca. 2nd edition.

Jul/25