The McKinsey Way

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Comentários sobre o livro

Um clássico sobre a forma de trabalhar dos consultores da McKinsey.

O livro é um clássico sobre a abordagem de problemas empresariais, descrevendo a forma de trabalhar dos consultores da renomada McKinsey.

O texto descreve o método de solução de problemas que eles usam e algumas regras, como a famosa MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive), e tópicos que o livro difundiu, como:

  • Lei de Pareto
  • Teste do elevador

Também orienta sobre como conduzir entrevistas e reuniões de brainstorm, fazer apresentações e como usar gráficos para ganhar clareza sobre situações de negócios.

Embora antigo, é uma boa leitura para consultores e gestores que buscam ganhar eficácia em seu trabalho.

O livro

Rasiel, Ethan M., O Jeito Mckinsey de Ser: Aprendendo e utilizando as técnicas e estratégias dos melhores consultores do mundo, Makron Books, São Paulo, 2000. ISBN 8534611831

Escalas quantitativas ou de intervalos

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Imagem de brgfx no Freepik

A escala quantitativa (ratio scale) é aquela em que o intervalo entre os números nos diz a posição e o quanto as pessoas, objetos, fatos, etc. estão distantes entre si em relação à determinada característica.

Na escala quantitativa as quantidades observadas podem ser estabelecidas por contagem ou com o uso de um instrumento de medida e é possível quantificar as distâncias entre as medições, mas não existe um ponto zero natural.

Assim, ela permite comparar diferenças entre as medições, mas não permite concluir sobre à magnitude absoluta das medições. Ex.: Coeficiente intelectual (QI), pois uma pessoa com QI de 150 não é “o dobro” mais inteligente que outra com QI de 75.

A escala quantitativa, ou de intervalo, é mais poderosa que a escala ordinal porque, além de apresentar todas as propriedades daquela, permite que as diferenças entre os valores da escala possam ser interpretadas quantitativamente.

O exemplo mais comum da escala de intervalo é a medida da temperatura. Percebe-se que um dia com a temperatura de 20°C não é o dobro mais quente que outro de 10°C. É apenas 10°C mais quente.

O mesmo acontece quando usamos a escala Fahrenheit. Mas, quando se usa temperaturas em graus Kelvin, estamos adotando uma escala de razão, já que o “zero” é significativo, indicando ausência de agitação térmica.

FenômenoEscala CelsiusEscala Fahrenheit
Congelamento da águaO° C32° F
Fervura da água100° C212° F

Uma utilização muito frequente das escalas de intervalos é na criação de números-índices, principalmente, em economia. Essa escala também é muito utilizada em pesquisas de marketing para medir atitudes, opiniões, conscientização e preferências, onde a preocupação é estabelecer medidas relativas e não absolutas.

Resumindo, podemos dizer que a escala de intervalo ordena os resultados de modo que diferença entre os números corresponde às distâncias entre os resultados na característica que está sendo medida; pode-se, então, comparar diferenças, mas não a grandeza absoluta das medidas.

Operações permitidas na escala de intervalo

  • Somas e subtrações são permitidas. Multiplicações e divisões não, pois a posição do “zero” na escala é arbitrária.
  • O valor médio pode ser representado pela média, mediana ou moda.
  • A dispersão dos dados pode ser representada pelo desvio padrão.
  • Cálculo do coeficiente de correlação e de testes de significância.

Indicadores agregados

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Imagem: Snowmass Village é uma cidade localizada no estado americano de Colorado. É famosa, entre outras razões, pela icônica placa na entrada da cidade. A placa original é de 1970 Fonte da foto: https://www.aspensojo.com/producers/courtesy-town-of-snowmass-village

Indicadores agregados são os que resultam da combinação de diversos indicadores, cada qual com o seu grau de importância, peso ou representatividade. Mostram, sinteticamente, um conjunto de aspectos. Mas isso é bom?

Indicadores agregados, ou compostos, são aqueles que agrupam vários resultados em um único número. Nem é necessário afirmar que a composição deve ser lógica, respeitando as unidades de medida dos diferentes fatores ou parcelas.

Mas esses indicadores devem ser analisados com cuidado. Ainda que o resultado seja bom, é possível que o desempenho de algum ou alguns de seus “componentes” não seja e possa representar uma oportunidade de melhoria.

Um exemplo é o Índice de Desenvolvimento Humano (IDH), obtido pela média aritmética dos indicadores de educação, longevidade e renda da população. O IDH, assim como as três métricas que o compõe, varia de zero a 1, sendo 1 o melhor resultado. Logo, embora útil para comparações gerais, o indicador precisa ser desdobrado em seus componentes para um diagnóstico mais preciso, visando estabelecer as políticas públicas para a melhoria.

Outro indicador agregado muito comum é o Overall Equipment Effectiveness (OEE) [1], usado para avaliar a eficiência no ambiente industrial. A métrica resulta da multiplicação de três indicadores mais focados: a Disponibilidade dos equipamentos para produção, a Qualidade do que é produzido e a Produtividade. Um resultado de 85% é considerado de classe mundial [Hansen]. Mas, mesmo quando esse percentual é alcançado, é possível que algum dos fatores ainda tenha espaço para aprimoramento. Mas, qual?

O mais grave é que, às vezes, temos indicadores agregados disfarçados. Nem sabemos que temos. Um exemplo ocorre em uma fábrica de joias em que a produtividade é medida em peças por hora. Como o tempo para fabricar anéis, brincos e gargantilhas é diferente, essa métrica é inadequada para a gestão, pois não informa onde está a ineficiência. Melhor seria ter a produtividade por tipo de produto.

Fenômeno semelhante ocorre em um call center que funciona 24 horas por dia. O usuários dos turnos do dia, da noite e da madrugada são, por natureza, diferentes e, para máxima satisfação, exigem protocolos diferentes. Durante o dia as pessoas querem um atendimento rápido e objetivo. Na madrugada, as pessoas têm mais tempo e até desejo de conversar, então o número de desistências tende a ser menor. Logo, a boa gestão exige que os indicadores sejam estratificados por turno.

O fato é que indicadores agregados dão uma visão geral, mas, ao impossibilitarem identificar qual dos aspectos medidos influencia mais o resultado, perdem parte da habilidade de apontar os problemas. E esse defeito se agrava a medida em que o nível de agregação aumenta ou são adotados pesos.

Atenção

• O uso de métricas agregadas usualmente indica um esforço para gerenciar um número elevado de métricas.

• Os indicadores agregados frequentemente fazem uso de ponderação. O próprio IDH, no componente Educação, adota peso dois para a taxa de alfabetização de pessoas acima de 15 anos de idade e peso um para a taxa bruta de frequência à escola. Mas pesos dificilmente reproduzem a situação real ou conseguem acompanhar as mudanças que ocorrem ao longo do tempo, agravando a dificuldade da análise.

Referência

  1. Vince Soluções e Tecnologia. O que é OEE? Pra que serve? Por que medir o OEE? Disponível em: http://www.oee.com.br/o-que-e-oee/ Acesso em 22.02.2022.

Metas escalonadas

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Em alguns casos pode ser útil estabelecer metas para diferentes horizontes de tempo. Isso acontece se o indicador vai sofrer os efeitos de um programa de melhorias com várias etapas. Afinal, é esperado que cada uma delas traga algum efeito nos resultados. Por exemplo, um programa para melhoria nas vendas de determinado produto pode incluir um treinamento dos vendedores (resposta no curto prazo) e um reposicionamento da marca (resposta no médio ou longo prazo). Então a métrica “Vendas médias mensais” poderia ter uma meta para daqui há seis meses e outra, mais ambiciosa, para daqui há 12 meses.

As metas escalonadas também são usadas quando a ambição é muito grande e, para fins práticos, se decide avançar em etapas. É o caso das metas do Brasil no Acordo do Clima, para as emissões de gases de efeito estufa:

2025 – 37% abaixo dos níveis de 2005

2030 – 43% abaixo dos níveis de 2005

Em outros casos, a meta corresponde a intenção de curto ou médio prazo no caminho, talvez impossível, de buscar o resultado realmente desejado. Um exemplo é a Taxa de Acidentes, em que se busca o “Acidente Zero”, mas que as circunstâncias fazem com que sejam estabelecidos valores aceitáveis nos períodos mais próximos.

Também como estratégia para estimular a equipe, algumas vezes é conveniente estabelecer uma meta fácil para o curto prazo, uma mais ambiciosa para o médio e uma desafiadora para o longo prazo.

Eficiência ou eficácia? Uma dúvida frequente.

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Imagem de 3D Animation Production Company por Pixabay 

Quando escolhemos os indicadores para uma atividade, a medida mais importante é a da eficácia, pois avalia a capacidade de entrega daquilo que é a razão da existência do processo. Mas, na maioria dos casos, a boa gestão exige que também seja monitorada a eficiência. Qual é a diferença?

Deixando de lado o lugar comum de afirmar que “eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer a coisa certa”, prefiro uma abordagem mais formal.

A eficiência mede a quantidade de recursos usados para conseguir os resultados desejados. Um processo mais eficiente é aquele que oferece um determinado resultado com menor gasto de recursos, seja dinheiro, materiais, mão de obra ou tempo.

Eficiência = resultado obtido / recurso usado

Assim, a eficiência frequentemente é apresentada em termos de duas unidades diferentes, como peças por hora, vendas por vendedor, lucro por filial, etc.

Por estar relacionado ao bom aproveitamento dos recursos, o conceito é mais comum na gestão dos processos industriais. A eficiência de uma caldeira para geração de vapor pode ser, por exemplo, de 13 kg de vapor/kg de óleo. E, se fazemos duas camisetas com um metro quadrado de tecido, podemos afirmar que temos uma eficiência de 2 camisetas/m2 de tecido. A métrica aplica-se igualmente bem às áreas de comércio e serviços. Entretanto, as medidas de eficiência não dão informações sobre a contribuição do processo para os objetivos da organização.

A eficácia está associada aos resultados desejados e avalia o quanto do pretendido foi alcançado.

Eficácia = resultado obtido / resultado pretendido

Formas de apresentar

Tanto a eficiência quanto a eficácia são, frequentemente, apresentadas na forma de percentuais. Para isso é preciso que as unidades das duas variáveis da fórmula tenham a mesma unidade.

No cálculo da eficácia isso ocorre naturalmente. Por exemplo, a eficácia de um processo de venda pode ser de 3 clientes obtidos em relação aos 4 clientes desejados. Assim, dividimos 3 por 4 e multiplicamos por 100, para o formato de percentual.

Mas a eficiência geralmente resulta da divisão de números com unidades diferentes, como A eficiência geralmente resulta da divisão de números com unidades diferentes, como 10 km/litro de gasolina. Embora não seja obrigatório, nesses casos é comum apresentar a eficiência como o percentual do melhor resultado possível. No manual do carro podemos descobrir, por exemplo, que em condições ideais seria possível fazer 14 km/litro. Então, apresentamos o resultado com base na seguinte fórmula.

Eficiência =    resultado obtido / resultado possível

então

Eficiência =    10 km/litro x 100
                14 km/litro
Eficiência =    71,4%

Do ponto de vista da informação, os dois modos de apresentar a eficiência são igualmente válidos, mas, dependendo da situação e dos usuários, um formato pode apresentar vantagem em relação ao outro.

Conclusão

Em resumo, a eficácia consiste em avaliar o sucesso do processo em atender sua finalidade, ou seja, a extensão em que os resultados pretendidos estão sendo alcançados, enquanto a eficiência consiste em medir o aproveitamento dos recursos para conseguir os resultados desejados.

Bons resultados nos dois aspectos normalmente são importantes para o desempenho excelente e, em se tratando de um negócio, para a competitividade. Geralmente o nível gerencial tem maior responsabilidade sobre as medidas de eficácia, enquanto o operacional zela pela eficiência.

O bom senso recomenda que primeiro seja buscada a melhoria da eficácia dos processos e, só depois, da eficiência. Afinal, não adianta contar com um processo otimizado, que consuma poucos recursos e tenha um tempo de ciclo curto, se não for o mais adequado à organização. Uma abordagem que priorize o aumento da eficácia permite um questionamento mais amplo, inclusive sobre a real necessidade de execução de algumas atividades. Desse modo, os processos devem ser simplificados, antes de otimizados em sua execução. Essa mesma abordagem deve ser seguida na escolha dos indicadores; primeiro sistematizar o monitoramento da eficácia e, só depois, da eficiência.

Eficiência é subir a escada tão rápido quanto possível.

Eficácia é garantir que a escada está na parede certa. – Stephen Covey

As teorias e a ciência

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Imagem por Knarrhultpia em Pixabay

“Nenhuma teoria deve ser considerada provada, não importa quanta evidência haja para apoiá-la; em vez disso, aceitamos uma teoria até que seja refutada. Portanto, embora um milhão e uma observações de ovelhas brancas não possam confirmar a hipótese geral de que todas as ovelhas são brancas, uma única ovelha negra é suficiente para apontá-la como falsa”. – Karl Popper, filósofo.

Ou como brincou, com razão, Roberto Colacioppo, da Anova Consultoria, no LinkedIn: “Nem mesmo podemos afirmar que uma ovelha é branca apenas observando um lado dela”.

Kaizen: A estratégia para o sucesso competitivo

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Comentários sobre o livro

Capa do livro (fragmento)

Com um título que sugere um livro de autoajuda, na verdade é sobre uma ferramenta de gestão focada nas pessoas.
O autor enfatiza os princípios da melhoria contínua, preconizados pela qualidade total, e descreve várias formas usadas por empresas para fazer o desdobramento das metas estabelecidas nos níveis mais altos.

O texto inclui curiosidades como a que a Rádio Japonesa de Ondas Curtas, já em 1956,  apresentava um curso de Controle da Qualidade em sua programação educacional e que, no Japão, a maioria dos trabalhadores está organizada em sindicatos por empresa e não por categoria.

Do mesmo modo, analisa a relação entre empregados e empresa e como o incentivo aos círculos de controle da qualidade e outros pequenos grupos favorece esse relacionamento. Para esclarecer o ponto de vista, reproduz as palavras de Fumio Imamura, diretor administrativo do Junior Executivo Council do Japão: “Um bom corte de tecido é sempre feito de dois fios — o urdume e a trama; os fios horizontais e verticais. Da mesma forma, uma organização forte deve ter fios formais e informais. Os fios verticais são a hierarquia administrativa, as linhas formais de comunicação através das quais é transmitido o plano de ação da empresa. Os informais, ou horizontais, são representados pela participação voluntária nos numerosos grupos pequenos que compõem a empresa. É neste nível que o plano de ação da corporação é discutido e implantado e é por isso que precisamos desenvolver líderes juniores que possam conseguir a participação e o compromisso dos outros do grupo”.

O autor faz diversas considerações sobre as diferenças culturais entre brasileiros e japoneses que atrapalham a implantação da qualidade total em nosso país. Por exemplo: Na empresa, problema é qualquer coisa que causa inconveniente às pessoas que vêm a seguir. Como, em sua maioria, estão associados às interfaces, são também potenciais geradores de conflitos, dada a prática de feudos nas empresas brasileiras.

Outras afirmações feitas:

  • A percepção japonesa de administração se resume em um preceito: manter e melhorar os padrões.
  • Quando não existem problemas, não existe potencial de melhoramento.
  • Warusa-kagen são coisas que não são realmente problemas, mas que não estão bem certas. Deixadas como estão, podem se desenvolver até problemas sérios.

E reproduz citações como:

“Uma das características dos operários japoneses é que eles usam o cérebro, bem como as mãos. Os nossos operários oferecem 1,5 milhões de sugestões por ano e 95 por cento delas são colocadas em prática. Existe um interesse quase tangível pelo melhoramento no ar na Toyota”. – Eiji Toyoda, Presidente da Toyota Motor, em uma entrevista,

“Enquanto os esforços para elevar a Produtividade foram dirigidos na maior parte ao lado técnico no ocidente, nossos esforços foram dirigidos à elevação do nível de satisfação do operário no local de trabalho. Em outras palavras, não é suficiente simplesmente tentar manipular a produtividade. Nós temos que lidar com o coração. Assim, acredito que a questão da produtividade deve ser introduzida com um enfoque cultural”. – Kohei Goshi – Presidente do Japan Productivity Center

 “A essência do “just-in-time” é que o fabricante ‘não mantém muito inventário disponível — ele confia nos fornecedores para a entrega de peças no momento exato da montagem. Em contraste, as empresas americanas empregam tradicionalmente o que é chamado às vezes de sistema “just-in-case” — enormes inventários que garantem que a produção não será interrompida”. – Jeremy Main, na Fortune de 2 de abril de 1984

Senhores, a nossa função é administrar a mudança. Se falharmos, teremos que mudar a administração. – Presidente de uma multinacional americana (citado no livro Kaizen)

O livro

Ivaí, Masaaki. Kaizen: A estratégia para o sucesso competitivo. IMAN. 2011. 7ª edição.

A invenção dos gráficos de gestão

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Imagem do post de Roberto Colacioppo no LinkedIn em nov/22

A entrevista do Roberto Colacioppo à CBN é muito interessante e descreve o momento em que os gráficos entraram no mundo da gestão. Vale dar uma olhada.

Se tiver pouco tempo, veja apenas os dois minutos que começam aos 19 minutos.
https://www.youtube.com/watch?v=_di27fjZi4M&list=WL&index=40&t=15s

Monitoramento de Desempenho Empresarial

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Capa do documento "Monitoramento de Desempenho Empresarial", publicado pelo IBGC, com imagem de homens de terno apontando um desenho em uma mesa.
Capa da publicação do IBGC

Comentários sobre a publicação

Indicadores de desempenho para a alta direção.

O documento “Monitoramento de Desempenho Empresarial” publicado pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa IBGC, traz informações práticas para o processo da governança corporativa. Embora voltada aos gestores de nível mais alto, como os conselheiros, trata-se de um material muito rico e bem estruturado cuja leitura também é útil para CEOs, diretores e gerentes de nível mais elevado.

O texto apresenta uma ótima análise sobre o uso do BSC e suas vantagens na gestão de uma empresa. O capítulo “Seleção de Indicadores para Monitoramento” é bem interessante e didático, especialmente no tópico “Indicadores de Geração de Valor Econômico ou Criação de Valor“. Mas nos indicadores para monitorar o capital humano, curiosamente não há qualquer referência a alguma métrica relativa à segurança do ambiente de trabalho, um aspecto que mereceria atenção.

Destaco alguns trechos:

  • O monitoramento de desempenho empresarial é uma das funções essenciais do conselho – embora não seja a única –, pois diz respeito à mensuração do desempenho da atividade empresarial na realização de suas estratégias e na obtenção dos resultados planejados.
  • Monitorar eficazmente as atividades de uma organização implica medir mais precisamente seu desempenho na realização das estratégias estabelecidas e na obtenção dos resultados planejados.
  • Um dos fatores críticos de sucesso na adoção do monitoramento por métricas e objetivos estratégicos é o comprometimento do conselho, do diretor-presidente e dos demais diretores com o desenvolvimento, a implementação e o monitoramento dos indicadores por toda a organização.
  • De acordo com Kaplan e Norton, “o balanced scorecard é uma ferramenta (ou uma metodologia) que traduz a missão e a visão das organizações em um conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica” (citando E. Herrero Filho, Balanced Scorecard e a Gestão Estratégica, 2005, p. 25).
  • Para processos contínuos (máquinas, internet, número de clientes que acessam dados etc.) e para organizações que possuem essas áreas conectadas on-line, o acompanhamento do desempenho pode ser feito por meio de relógios de controle. (Veja exemplo)
  • A análise dos painéis de monitoramento sempre será feita por comparação com os objetivos estabelecidos. Assim, vale também recorrer à perspectiva histórica, que não só proporcionará a fotografia de um dado momento, como também permitirá avaliar o comportamento e a evolução da métrica ao longo do tempo.
  • Na prática, para operar, uma organização depende não apenas das licenças previstas em dispositivos legais e regulatórios, mas também do aval de um conjunto de partes interessadas que a afeta ou é afetado pelas suas atividades. Os agentes de governança devem considerar, portanto, as aspirações e a forma pela qual a sociedade em geral entende e absorve os efeitos positivos e negativos – as externalidades – da atuação das organizações e responde a eles (citando IBGC, Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa, op. cit., pp. 15-16).

Em resumo, a publicação do IBGC sobre Monitoramento de Desempenho Empresarial, voltada aos conselheiros e à alta direção das empresas, é muito clara, prática e útil para disseminar os conceitos de medição de desempenho no nível mais alto das organizações.

É uma obra completa e bem-produzida, merecendo ser lida pelo público-alvo e, inclusive, ser transformada em livro para alcançar uma audiência maior e que também se beneficiaria dos conhecimentos apresentados. Recomendo a leitura!

Observação: Meus comentários se referem à 1ª edição, de 2017.

A publicação

IBGC. Monitoramento de Desempenho Empresarial, 2ª edição, São Paulo, 2021. Disponível em: https://conhecimento.ibgc.org.br/Paginas/Publicacao.aspx?PubId=24515. Acesso em 3.11.22.

Fora de Série – Outliers

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Capa do livro Outliers.

Análises interessantes sobre as influências externas na vida das pessoas.

Com muitas histórias bem contadas, o autor descreve e exemplifica sua teoria sobre os fatores – a maioria fora dos domínios das pessoas – que levam ou não ao sucesso.

Algumas das suas conclusões, devidamente justificadas:

  • O mês do nascimento pode ser crítico para o futuro de uma pessoa. Ele crê que aqueles que chegam mais maduros na escola têm vantagens sobre os mais novos, desempenham melhor e ganham mais atenção, criando um efeito positivo de reforço que favorece o sucesso.
  • Nascer nas “janelas de oportunidade” faz diferença. O desempenho econômico e social do planeta ocorre em ciclos e nascer na época certa resulta em mais oportunidades.
  • Inteligência (QI) é importante só até determinado nível. O sucesso em testes de inteligência divergentes (ex.: quais os usos possíveis para um tijolo ou um cobertor) pode indicar sucesso relativo para pessoas com um QI superior ao mínimo.
  • Dois tipos de inteligência são importantes: a medida pelo QI e outra mais emocional, que inclui habilidades de negociação e convencimento. A primeira é inata. A segunda, adquirida.
  • Ninguém obtém sucesso sozinho. Logo o ambiente social em que a pessoa nasce e é criada faz diferença.
  • As heranças culturais são relevantes, como exemplificado pela “Cultura da honra”.
  • O autor identificou uma curiosa relação entre a plantação dos campos de arroz asiáticos e o desempenho dos alunos em matemática.

Resumindo, somos fruto das circunstâncias, nossas e de nossos antepassados, e de momentos específicos da história e dos processos planejados.

O livro

Gladwell, Malcolm. Fora de Série – Outliers: Descubra por que algumas pessoas têm sucesso e outras não. Sextante; 1ª edição (14 janeiro 2013).