Quando pensam em sistemas de informações, a primeira preocupação dos gestores costuma ser a implementação de um software que possa automatizar e simplificar o trabalho gerencial. Isto é reforçado pela opinião – correta – de que velocidade é importante; pois não basta acompanhar os indicadores e fazer uma verificação trimestral ou mensal dos resultados.
Porém, para aprender a correr, é necessário aprender a andar. Antes de qualquer automação, é importante testar os indicadores selecionados para ver se são adequados à gestão e aos objetivos da organização. Portanto, mesmo que não se possa ter a mesma velocidade, é desejável rodar alguns ciclos de análise usando ferramentas mais simples, porém flexíveis, como as planilhas eletrônicas. E, só depois de ter o sistema testado e aprovado na gestão, permitir a sua informatização. Pense nisso!
A automação vai reproduzir os processos existentes. Logo, antes de automatizar, é melhor aprimorar os processos. A especificação dos sistemas fica mais fácil e rápida se o usuário já tiver os processos definidos e as regras para validação estabelecidas.
À medida que a tecnologia simplifica e facilita a coleta de dados, a quantidade de informações entregues aos gestores cresce. Embora muitos administradores sintam-se afogados em um mar de números, outros acreditam que estão seguros e equipados para decidir justamente por contar com muita informação. Provavelmente, ambos estão errados.
No processo de gestão, o ponto fraco costuma ser a análise dos dados. Ter informações ou online não significa que as decisões serão melhores. Na verdade, muitas vezes a disponibilidade contínua de informações favorece análises mais frequentes e superficiais, com óbvios resultados negativos sobre a qualidade das conclusões.
Olhar uma tela de computador que fica pipocando os últimos números da organização é moderno, bacana e impressiona bem. Mas, infelizmente, é uma péssima maneira de se informar. Sem a interpretação contextualizada dos dados em um relatório, dificilmente temos boas decisões.
Um bom relatório de gestão oferece os seguintes benefícios:
Identifica desvios: Destaca as diferenças entre os resultados obtidos e as metas estabelecidas (gaps de desempenho), alertando para situações indesejáveis.
Análise temporal: Mostra variações, tendências e relações entre os indicadores ao longo do tempo, fornecendo insights valiosos para as decisões.
Benchmarking: Documenta os padrões de referência dos processos ou do setor, permitindo comparações com a indústria ou concorrentes.
Clareza: Utiliza gráficos, tabelas e textos para apresentar informações de forma objetiva e fácil de entender.
Contextualização: Explica as causas e contextos que influenciam os resultados, fornecendo uma visão mais completa; esclarece, por exemplo, se o estoque caiu porque a produção foi baixa ou porque as vendas foram elevadas.
Recomendações: Oferece sugestões de ações corretivas e preventivas para melhorar os resultados.
Visibilidade: Permite que a gerência compreenda os desafios enfrentados pelas equipes operacionais, mesmo sem estar envolvida no dia a dia da organização.
Um relatório de gestão bem estruturado favorece decisões informadas e eficazes, melhorando a gestão da organização. Portanto, além de investir em software e hardware, invista em humanware. Periodicamente revise o relatório para eliminar informações inseridas para uso eventual ou que foram úteis em algum momento específico e reorganize as informações, para facilitar o entendimento e as comparações.
O maior problema na comunicação é a ilusão que ela foi efetiva. – George Bernard Shaw
Antes de criar relatórios e painéis de indicadores, avalie a contribuição de cada métrica e o quanto ela atende aos objetivos desejados. Também padronize cada métrica para garantir que todos os envolvidos na organização a compreendam da mesma forma.
A padronização exige, ao menos, o seguinte:
O nome do indicador, para que todos se refiram à mesma informação.
A descrição da finalidade ou do propósito do indicador.
A fórmula ou a metodologia de cálculo do indicador.
Informações detalhadas sobre os dados utilizados no cálculo do indicador, incluindo sua origem.
Os vendedores de softwares de gestão costumam destacar duas qualidades de seus produtos: velocidade e belos painéis com medidores, escalas e gráficos de pizza.
Mas a verdade é que a disponibilidade de dados em tempo real é menos importante que uma análise bem-feita. É menos uma questão de software e mais de humanware.
Outro ponto importante é que não é possível avaliar o desempenho de um processo usando gráficos que mostram momentos específicos, como os medidores, escalas e gráficos tipo pizza. É necessário observar a variação ao longo do tempo. Então, gráficos mais simples, como os de barras e de linhas, podem ser mais úteis. Afinal, o painel de indicadores não é um videogame, mas uma referência para decisões visando à melhoria dos processos.
Precisando de ajuda para escolher os indicadores ou sua apresentação? Consulte-nos.
