Quando um processo passa por melhorias em várias etapas, é vantajoso definir metas em diferentes horizontes de tempo. Por exemplo, nas vendas, pode-se prever um impacto imediato após o treinamento da equipe e outro, mais longo, com o reposicionamento da marca. Assim, é mais realista que a métrica “Vendas médias mensais” tenha uma meta para seis meses e outra, mais ambiciosa, para 18 meses.
As metas escalonadas também são úteis quando a ambição é muito grande e é preciso avançar em fases, como mostram as metas do Brasil no Acordo do Clima:
2025 – 37% abaixo dos níveis de 2005
2030 – 43% abaixo dos níveis de 2005
Em outros casos, a meta corresponde à intenção de curto ou médio prazo na busca do resultado realmente desejado. Um exemplo é a Taxa de Acidentes, em que se almeja o “Acidente Zero”, mas as circunstâncias fazem com que sejam estabelecidos valores aceitáveis e realistas nos períodos mais próximos. De forma geral, considera-se curto prazo até um ano, médio até três e longo a partir de cinco, embora esses intervalos estejam diminuindo com a dinâmica dos negócios.
Também pode ser útil definir uma meta inicial fácil, outra mais exigente e uma desafiadora, estimulando o avanço progressivo da equipe.
Gerindo um projeto maior – Metas intermediárias É importante estabelecer visões (e metas) de curto e longo prazo para os grandes projetos. Frequentemente, olhamos para o resultado final de um projeto como se fosse o único objetivo relevante. Isso pode enfraquecer a equipe e desmotivar os envolvidos. Nesse caso, se você está lidando com um projeto que levará meses para ser concluído, não haverá sentimento de realização, mesmo quando a equipe tiver cumprido marcos importantes do ciclo de vida do projeto. É por isso que você precisa definir metas de curto e longo prazo. As metas de curto prazo cumprem dois papéis. Primeiro, por proporcionarem um sentimento de realização, ajudam a manter a motivação dos membros da equipe para continuar avançando no projeto. Em segundo lugar, oferecem boas indicações sobre se o projeto está de acordo com os prazos, tornando muito mais fácil ajustar o cronograma e o plano de forma adequada. Exemplo: o programa espacial norte-americano foi dividido em projetos: Projeto Mercury Projeto Gemini Projeto Apolo E cada “missão”, dentro desses projetos, tinha metas bem definidas, como testar um sistema de navegação ou verificar a resistência de uma proteção térmica para a reentrada. Assim, o progresso rumo ao objetivo maior — pousar um homem na Lua e trazê-lo de volta à Terra em segurança — tornava-se mais tangível e estimulante.
Portanto, divida as metas de longo prazo em metas de curto prazo, a fim de manter as pessoas envolvidas e recompensar também os pequenos sucesso
As metas intermediárias são marcos de controle no caminho para o resultado final.
Reflexão Ao escolher as metas, você leva em conta os impactos emocionais sobre a equipe?
Quando escolhemos os indicadores para uma atividade, a medida mais importante é a da eficácia, pois avalia a capacidade de entrega daquilo que é a razão da existência do processo. Mas, na maioria dos casos, a boa gestão exige que também seja monitorada a eficiência. Qual é a diferença?
Deixando de lado o lugar comum de afirmar que “eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer a coisa certa”, prefiro uma abordagem mais formal.
A eficiência mede a quantidade de recursos usados para conseguir os resultados desejados. Um processo mais eficiente é aquele que oferece um determinado resultado com menor gasto de recursos, seja dinheiro, materiais, mão de obra ou tempo.
Eficiência = resultado obtido / recurso usado
Assim, a eficiência frequentemente é apresentada em termos de duas unidades diferentes, como peças por hora, vendas por vendedor, lucro por filial, etc.
Por estar relacionado ao bom aproveitamento dos recursos, o conceito é mais comum na gestão dos processos industriais. A eficiência de uma caldeira para geração de vapor pode ser, por exemplo, de 13 kg de vapor/kg de óleo. E, se fazemos duas camisetas com um metro quadrado de tecido, podemos afirmar que temos uma eficiência de 2 camisetas/m2 de tecido. A métrica aplica-se igualmente bem às áreas de comércio e serviços. Entretanto, as medidas de eficiência não dão informações sobre a contribuição do processo para os objetivos da organização.
A eficácia está associada aos resultados desejados e avalia o quanto do pretendido foi alcançado.
Tanto a eficiência quanto a eficácia são, frequentemente, apresentadas na forma de percentuais. Para isso é preciso que as unidades das duas variáveis da fórmula tenham a mesma unidade.
No cálculo da eficácia isso ocorre naturalmente. Por exemplo, a eficácia de um processo de venda pode ser de 3 clientes obtidos em relação aos 4 clientes desejados. Assim, dividimos 3 por 4 e multiplicamos por 100, para o formato de percentual.
Mas a eficiência geralmente resulta da divisão de números com unidades diferentes, como A eficiência geralmente resulta da divisão de números com unidades diferentes, como 10 km/litro de gasolina. Embora não seja obrigatório, nesses casos é comum apresentar a eficiência como o percentual do melhor resultado possível. No manual do carro podemos descobrir, por exemplo, que em condições ideais seria possível fazer 14 km/litro. Então, apresentamos o resultado com base na seguinte fórmula.
Do ponto de vista da informação, os dois modos de apresentar a eficiência são igualmente válidos, mas, dependendo da situação e dos usuários, um formato pode apresentar vantagem em relação ao outro.
Conclusão
Em resumo, a eficácia consiste em avaliar o sucesso do processo em atender sua finalidade, ou seja, a extensão em que os resultados pretendidos estão sendo alcançados, enquanto a eficiência consiste em medir o aproveitamento dos recursos para conseguir os resultados desejados.
Bons resultados nos dois aspectos normalmente são importantes para o desempenho excelente e, em se tratando de um negócio, para a competitividade. Geralmente o nível gerencial tem maior responsabilidade sobre as medidas de eficácia, enquanto o operacional zela pela eficiência.
O bom senso recomenda que primeiro seja buscada a melhoria da eficácia dos processos e, só depois, da eficiência. Afinal, não adianta contar com um processo otimizado, que consuma poucos recursos e tenha um tempo de ciclo curto, se não for o mais adequado à organização. Uma abordagem que priorize o aumento da eficácia permite um questionamento mais amplo, inclusive sobre a real necessidade de execução de algumas atividades. Desse modo, os processos devem ser simplificados, antes de otimizados em sua execução. Essa mesma abordagem deve ser seguida na escolha dos indicadores; primeiro sistematizar o monitoramento da eficácia e, só depois, da eficiência.
Eficiência é subir a escada tão rápido quanto possível.
Eficácia é garantir que a escada está na parede certa. – Stephen Covey
Com um título que sugere um livro de autoajuda, na verdade é sobre uma ferramenta de gestão focada nas pessoas. O autor enfatiza os princípios da melhoria contínua, preconizados pela qualidade total, e descreve várias formas usadas por empresas para fazer o desdobramento das metas estabelecidas nos níveis mais altos.
O texto inclui curiosidades como a que a Rádio Japonesa de Ondas Curtas, já em 1956, apresentava um curso de Controle da Qualidade em sua programação educacional e que, no Japão, a maioria dos trabalhadores está organizada em sindicatos por empresa e não por categoria.
Do mesmo modo, analisa a relação entre empregados e empresa e como o incentivo aos círculos de controle da qualidade e outros pequenos grupos favorece esse relacionamento. Para esclarecer o ponto de vista, reproduz as palavras de Fumio Imamura, diretor administrativo do Junior Executivo Council do Japão: “Um bom corte de tecido é sempre feito de dois fios — o urdume e a trama; os fios horizontais e verticais. Da mesma forma, uma organização forte deve ter fios formais e informais. Os fios verticais são a hierarquia administrativa, as linhas formais de comunicação através das quais é transmitido o plano de ação da empresa. Os informais, ou horizontais, são representados pela participação voluntária nos numerosos grupos pequenos que compõem a empresa. É neste nível que o plano de ação da corporação é discutido e implantado e é por isso que precisamos desenvolver líderes juniores que possam conseguir a participação e o compromisso dos outros do grupo”.
O autor faz diversas considerações sobre as diferenças culturais entre brasileiros e japoneses que atrapalham a implantação da qualidade total em nosso país. Por exemplo: Na empresa, problema é qualquer coisa que causa inconveniente às pessoas que vêm a seguir. Como, em sua maioria, estão associados às interfaces, são também potenciais geradores de conflitos, dada a prática de feudos nas empresas brasileiras.
Outras afirmações feitas:
A percepção japonesa de administração se resume em um preceito: manter e melhorar os padrões.
Quando não existem problemas, não existe potencial de melhoramento.
Warusa-kagen são coisas que não são realmente problemas, mas que não estão bem certas. Deixadas como estão, podem se desenvolver até problemas sérios.
E reproduz citações como:
“Uma das características dos operários japoneses é que eles usam o cérebro, bem como as mãos. Os nossos operários oferecem 1,5 milhões de sugestões por ano e 95 por cento delas são colocadas em prática. Existe um interesse quase tangível pelo melhoramento no ar na Toyota”. – Eiji Toyoda, Presidente da Toyota Motor, em uma entrevista,
“Enquanto os esforços para elevar a Produtividade foram dirigidos na maior parte ao lado técnico no ocidente, nossos esforços foram dirigidos à elevação do nível de satisfação do operário no local de trabalho. Em outras palavras, não é suficiente simplesmente tentar manipular a produtividade. Nós temos que lidar com o coração. Assim, acredito que a questão da produtividade deve ser introduzida com um enfoque cultural”. – Kohei Goshi – Presidente do Japan Productivity Center
“A essência do “just-in-time” é que o fabricante ‘não mantém muito inventário disponível — ele confia nos fornecedores para a entrega de peças no momento exato da montagem. Em contraste, as empresas americanas empregam tradicionalmente o que é chamado às vezes de sistema “just-in-case” — enormes inventários que garantem que a produção não será interrompida”. – Jeremy Main, na Fortune de 2 de abril de 1984
Senhores, a nossa função é administrar a mudança. Se falharmos, teremos que mudar a administração. – Presidente de uma multinacional americana (citado no livro Kaizen)
O livro
Ivaí, Masaaki. Kaizen: A estratégia para o sucesso competitivo. IMAN. 2011. 7ª edição.
O documento “Monitoramento de Desempenho Empresarial” publicado pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa IBGC, traz informações práticas para o processo da governança corporativa. Embora voltada aos gestores de nível mais alto, como os conselheiros, trata-se de um material muito rico e bem estruturado cuja leitura também é útil para CEOs, diretores e gerentes de nível mais elevado.
O texto apresenta uma ótima análise sobre o uso do BSC e suas vantagens na gestão de uma empresa. O capítulo “Seleção de Indicadores para Monitoramento” é bem interessante e didático, especialmente no tópico “Indicadores de Geração de Valor Econômico ou Criação de Valor“. Mas nos indicadores para monitorar o capital humano, curiosamente não há qualquer referência a alguma métrica relativa à segurança do ambiente de trabalho, um aspecto que mereceria atenção.
Destaco alguns trechos:
O monitoramento de desempenho empresarial é uma das funções essenciais do conselho – embora não seja a única –, pois diz respeito à mensuração do desempenho da atividade empresarial na realização de suas estratégias e na obtenção dos resultados planejados.
Monitorar eficazmente as atividades de uma organização implica medir mais precisamente seu desempenho na realização das estratégias estabelecidas e na obtenção dos resultados planejados.
Um dos fatores críticos de sucesso na adoção do monitoramento por métricas e objetivos estratégicos é o comprometimento do conselho, do diretor-presidente e dos demais diretores com o desenvolvimento, a implementação e o monitoramento dos indicadores por toda a organização.
De acordo com Kaplan e Norton, “o balancedscorecard é uma ferramenta (ou uma metodologia) que traduz a missão e a visão das organizações em um conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica” (citando E. Herrero Filho, BalancedScorecard e a Gestão Estratégica, 2005, p. 25).
Para processos contínuos (máquinas, internet, número de clientes que acessam dados etc.) e para organizações que possuem essas áreas conectadas on-line, o acompanhamento do desempenho pode ser feito por meio de relógios de controle. (Veja exemplo)
A análise dos painéis de monitoramento sempre será feita por comparação com os objetivos estabelecidos. Assim, vale também recorrer à perspectiva histórica, que não só proporcionará a fotografia de um dado momento, como também permitirá avaliar o comportamento e a evolução da métrica ao longo do tempo.
Na prática, para operar, uma organização depende não apenas das licenças previstas em dispositivos legais e regulatórios, mas também do aval de um conjunto de partes interessadas que a afeta ou é afetado pelas suas atividades. Os agentes de governança devem considerar, portanto, as aspirações e a forma pela qual a sociedade em geral entende e absorve os efeitos positivos e negativos – as externalidades – da atuação das organizações e responde a eles (citando IBGC, Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa, op. cit., pp. 15-16).
Em resumo, a publicação do IBGC sobre Monitoramento de Desempenho Empresarial, voltada aos conselheiros e à alta direção das empresas, é muito clara, prática e útil para disseminar os conceitos de medição de desempenho no nível mais alto das organizações.
É uma obra completa e bem-produzida, merecendo ser lida pelo público-alvo e, inclusive, ser transformada em livro para alcançar uma audiência maior e que também se beneficiaria dos conhecimentos apresentados. Recomendo a leitura!
Observação: Meus comentários se referem à 1ª edição, de 2017.
O artigo escrito pela Profª. Beatriz Maria Braga é uma análise abrangente sobre a avaliação de resultados em RH que têm sido propostos por diversos autores nos últimos anos.
Ela também destaca que as grandes diferenças nas propostas para a mensuração da contribuição do RH para o desempenho da organização refletem, em grande medida, as premissas adotadas em relação ao papel que a área desempenha (ou que deveria desempenhar). Mas, já no primeiro parágrafo, ela conclui, com base na posição de Dave Ulrich, que ¨A maior contribuição da área de RH seria, portanto, a obtenção e retenção das pessoas adequadas ao menor custo¨.
Adiante ela lembra um aspecto frequentemente esquecido nas análises: É razoável esperar que maiores níveis de eficácia na administração de RH em um determinado ano possam estar vinculados a um aumento na performance da empresa no ano seguinte.
Com relação às boas práticas ela destaca alguns pontos levantados pelos pesquisadores estudados.
“Não é possível afirmar, ainda, que o melhor desempenho decorre das práticas, pois a causação inversa pode ser verdadeira – a empresa que tem maior lucratividade também tem capacidade para a adoção de tais práticas. Outro problema encontrado nessas pesquisas é a participação – nada garante que os respondentes assim o fizeram justamente porque suas empresas têm boa posição financeira e adotam práticas de alto desempenho”.
¨Um problema é que as pesquisas, em geral, estudam uma única prática e o seu efeito sobre o desempenho financeiro. Conforme observa o autor, empresas que adotam uma prática tendem a adotar também outras práticas de alto desempenho e, nesse caso, a avaliação da correlação com o resultado financeiro pode estar sendo superestimada para uma prática específica¨.
Também reproduzo alguns outros trechos interessantes e que dão uma visão geral do trabalho.
“A grande contribuição do estudo foi revelar que, embora algumas práticas possam ser consideradas boas para todos, elas também são contingentes – e, portanto, mais apropriadas – à estratégia adotada pela organização. Portanto, os resultados sugerem que quadros de referência diferentes são necessários para representar diferentes formas de relação entre as práticas de RH e o desempenho organizacional”.
“De acordo com Becker et al (2001), é difícil medir a influência da área de Gestão de Pessoas sobre o desempenho da organização. Em geral, não há conexão entre o que é medido e o que é importante. As medidas não estão conectadas com os programas e ações desempenhadas pela área que realmente contribuem para o efetivo atendimento dos objetivos estratégicos da organização. Esses programas e ações, que os autores denominam de vetores estratégicos de RH, podem ser a obtenção de uma força de trabalho capaz e comprometida, por exemplo. Nesse sentido, RH funciona como um parceiro estratégico que ajuda a promover a criação de capacidades estratégicas difíceis de serem copiadas pelos concorrentes. Portanto, no fundo, a questão parece ser: como RH cria valor?”.
“Huselid, Jackson e Shuller (1996) descobriram que os profissionais de RH não se mostraram hábeis em traduzir as metas estratégicas das organizações em metas operacionais e factíveis em RH. Consequentemente não conseguem implementar as metas estratégicas. Essa capacidade de tradução das metas estratégicas em ações operacionalmente factíveis tem grande influência nos resultados financeiros da organização”.
¨Os autores ressaltam que “a fim de demonstrar aos gerentes seniores a contribuição estratégica de RH” (Becker et al., 2001, p. 40), precisa-se de um sistema de mensuração que se concentre em duas dimensões:
• O controle de custos (menor custo para RH e maior eficácia fora de RH)
• A criação de valor (garantir que a arquitetura de RH parcialmente se sobreponha aos – ou intercepte os – processos de implementação da estratégia¨.
“para alinhar RH com a estratégia deve-se pensar em dois processos: primeiramente, os gerentes devem entender como valor é criado na organização, ou seja, é preciso entender como a estratégia deve ser implementada na nossa organização. Para isso, deve-se pensar em direcionadores de desempenho que sejam identificados como fatores-críticos de sucesso e fluxos causais (determinantes financeiros e não financeiros de performance). Em segundo lugar, é preciso que os indicadores de desempenho reflitam o processo de implementação da estratégia. Dessa maneira, deve-se reconhecer a importância de ativos tangíveis e intangíveis e de indicadores financeiros e não financeiros. É importante identificar as conexões de geração de valor entre clientes, operações, empregados, tecnologia e processos de RH e distinguir indicadores consequentes e antecedentes: consequentes refletem o que já aconteceu no passado; os antecedentes avaliam o status dos Fatores Críticos de Sucesso que impulsionam a implementação da estratégia”.
Em outra interessante análise ela afirma.
¨Tendo por base essas considerações e premissas e tendo como referência o Balanced Scorecard de Kaplan e Norton (1997), os autores propõem um modelo de gestão estratégica de pessoas com o Scorecard. Para tanto, propõem um modelo de 7 etapas para implementação do papel estratégico de RH:
1. a definição clara da estratégia do negócio da organização;
2. o desenvolvimento de argumento de negócios para RH como um ativo estratégico, ou seja, como RH ajudará na implementação da estratégia da organização. A implementação bem-sucedida é induzida (i) pelo foco estratégico dos empregados, (ii) pelo alinhamento estratégico de RH e (iii) pelo sistema equilibrado de mensuração de desempenho;
3. a criação de um mapa estratégico. Para isso deve-se responder a perguntas como: quais metas, objetivos e resultados estratégicos são críticos? Quais são os direcionadores de performance para cada meta? Como mediremos progressos em direção a essas metas? Quais são as barreiras para se atingir essas metas? Quais os comportamentos necessários dos funcionários para o atingimento dessas metas? O RH oferece as competências e comportamentos de funcionários necessários à organização? Se não, o que precisa ser mudado?
4. a identificação os produtos de RH dentro do mapa estratégico, ou seja, a identificação dos produtos de RH que apoiam os vetores de desempenho da empresa (que promovam o STAD);
5. o alinhamento da arquitetura de RH com os produtos de RH;
6. o desenho do sistema estratégico de medidas de RH;
7. a implementação da administração por medidas.
A utilização do Scorecard para RH garante, de acordo com os autores, que se consiga um balanço entre controle de custos e criação de valor: o controle de custos vem através da medição dos indicadores de eficiência de RH e a criação do valor vem da medição dos produtos de RH, do alinhamento do sistema de RH e do Sistema de Trabalho de Alto Desempenho (STAD). Esses três elementos essenciais da arquitetura de RH traçam uma corrente de valor entre funções, sistemas e comportamento de funcionários. Se os gestores de RH desejam medir o que importa, eles devem medir as decisões e resultados de RH que trazem as maiores taxas de retorno. O balanceamento entre controle de custos e criação de valor ajuda os gestores de RH a evitar erros como a tendência de se focar nos benefícios dos esforços estratégicos do RH, sem se importar com os custos associados a esses benefícios.
Portanto, um Scorecard para RH permite que a empresa faça duas coisas importantes: 1) administre o RH como um ativo estratégico e 2) demonstra a contribuição do RH para o sucesso financeiro da organização. Devem entrar no Scorecard os 4 elementos que estão embutidos na arquitetura de RH: STAD, alinhamento do sistema de RH, eficiência de RH e produtos de RH. O STAD é a base para o desenvolvimento do RH como um ativo estratégico, uma vez que maximiza o desempenho dos funcionários. Qualquer sistema de medição de RH deve incluir um conjunto de indicadores de reflitam o foco do desempenho de cada elemento do sistema de RH.
O alinhamento diz respeito a (i) quanto o sistema de RH está adequado ao sistema de implementação da estratégia da organização (o alinhamento externo); e (ii) a extensão em que os elementos do sistema de RH trabalham em harmonia e não em conflito entre si (o alinhamento interno). Eficiência de RH reflete a extensão em que a área de RH pode ajudar o resto da organização a gerar as competências necessárias de uma maneira eficaz em custos. Recomenda-se que as medidas de eficiência sejam divididas em principais e estratégicas. As principais são medidas que representam gastos significativos, mas que não contribuem diretamente para a implementação da estratégia da empresa. As estratégicas avaliam a eficiência das atividades e processos de RH que geram os produtos de RH.
Os produtos de RH são os contribuidores-chaves de capital humano para a implementação da estratégia da organização. Os produtos ajudam a identificar as conexões causais únicas pelas quais o sistema de RH gera valor para a empresa. Para que a medição tenha importância, deve-se medir somente o que é preciso. Os produtos que não puderem ser atrelados diretamente ao mapa estratégico da organização não devem ser incluídos no Scorecard. Os produtos “tendem a se expressar sob a forma de comportamentos orientados para a estratégia, tais como baixos índices de rotatividade…” (Becker et al., 2001, p. 81)¨.
Outros trechos que merecem reflexão.
“Ainda que não se consiga verificar empiricamente uma cadeia de causação de cinco elos, por exemplo, entre RH e o desempenho da empresa, a determinação da influência de RH sobre os principais vetores de desempenho intermediários (como retenção de clientes ou tempo dos ciclos de P&D) tem implicações financeiras nítidas À medida em que os gerentes validam um número cada vez maior de tais elos, eles começam a definir as conexões centrais entre RH e o desempenho da empresa. A identificação de indícios sistemáticos e quantificáveis da contribuição de RH para sete dentre vinte vetores de desempenho estratégicos, por exemplo, ainda não representa todo o processo da influência estratégica de RH, mas já é um avanço significativo em relação a zero em vinte!” (Becker et al, 2001, p. 145)¨.
¨O questionamento tem a ver com a própria conceituação de RH, ou seja, a definição do RH que se quer é fundamental para o processo de avaliação e mensuração: o que vai ser considerado atribuição de RH e o que ficará de fora; o que estratégico e o que é rotina; e o que é perene e o que é contextual. De certa forma, esses estudos partem da premissa de que o próprio processo de elaboração da estratégia já define, em grande parte, qual será o papel das pessoas na estratégia restando, ao RH, cumprir o que foi determinado. Se assim for, os parâmetros para se avaliar e mensurar RH podem ser definidos quando da elaboração da estratégia¨.
Em resumo, trata-se de uma análise abrangente, útil e interessante, merecendo leitura e reflexão pelos envolvidos em analisar e buscar melhor desempenho para a área de gestão de pessoas das organizações.
A ferramenta GUT é bastante útil nos trabalhos de priorização que são necessários em diversas situações. GUT vem das palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios para o processo de priorização.
Gravidade é o grau com que a ação ou evento em análise impacta os resultados, as áreas ou as pessoas. Muitas vezes é considerado o nível de dano que pode advir da presença ou ausência da ação. Como exemplo, a seguinte lista pode ser usada para dar os pesos:
Peso
O benefício é extremamente importante? 5
O benefício é muito importante? 4
O benefício é importante? 3
O benefício é relativamente importante? 2
O benefício é pouco importante? 1
A pontuação para o critério Urgência é baseada no tempo que se dispõe para resolver a situação provocada pelo item sob análise. Usualmente é ponderada com o auxílio das seguintes perguntas:
Peso
Tenho que tomar uma ação bastante urgente? 5
Tenho que tomar uma ação urgente? 4
Tenho que tomar uma ação relativamente urgente? 3
Posso aguardar? 2
Não há pressa 1
Tendência está relacionada com a expectativa da situação futura, caso a ação não seja executada. Uma escala conveniente para medir é:
Peso
Se não fizer nada, a situação vai piorar muito? 5
Se não fizer nada, a situação vai piorar? 4
Se não fizer nada, a situação vai permanecer? 3
Se não fizer nada, a situação vai melhorar? 2
Se não fizer nada, a situação vai se resolver naturalmente? 1
A priorização é dada pela multiplicação dos escores nos 3 fatores. Quanto maior o número, maior a prioridade.
Ref.: Lobato, David Menezes, Administração Estratégica: Uma visão orientada para a busca de vantagens competitivas, Rio de Janeiro, Editoração, 2000. ISBN 85-86393-06-1
Curiosidade: A técnica GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), ferramenta da Qualidade Total usada para priorizar projetos e ações, foi desenvolvida em 1955 pelos norte-americanos Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, fundadores da Kepner Tregoe Inc.
A diversidade das fórmulas de cálculo usadas pelas empresas para os mesmos indicadores dificulta as comparações e pode levar a grandes diferenças de resultados.
Você sabia que as empresas usam diferentes fórmulas para calcular seus indicadores? Nicholas Castle, no artigo “Measuring staff turnover in nursing homes” [1], observou que diferentes formas de cálculo levaram a diferenças de até 47% na medida da rotatividade.
Isso cria muita dificuldade na hora de fazer comparações, às vezes até mesmo dentro da própria empresa. Para superar esse problema desenvolvemos, com a ABRH, padrões de cálculo para os indicadores de RH mais usados. Esses padrões de cálculo – ou Identidades dos Indicadores, como costumamos chamar – estão disponíveis no site da ABRH https://www.abrh-pr.org.br/produto/e-book-indicadores-classicos-de-rh-padroes-de-calculo/
O uso de indicadores padronizados contribui para criar uma linguagem comum que permite a comparação entre diferentes organizações ou setores, viabiliza o benchmarking, facilita o diálogo e a identificação das boas práticas. Embora bastante simples, a padronização é um desafio que exige esforço, disciplina e a experiência dos vários profissionais envolvidos no processo que será monitorado com os indicadores.
A escolha dos indicadores é influenciada pelo sistema de medição do desempenho adotado pela organização e pelo foco: o negócio ou um processo.
A escolha dos indicadores para uso na gestão geralmente representa um desafio. O sistema de mensuração de desempenho é a base para a escolha das métricas. No âmbito estratégico, vários modelos têm sido utilizados com sucesso. Um dos mais antigos foi sugerido por Juran [1], que o denominou Pirâmide das Unidades de Medida. Depois vieram outros como a Quantum [2], o Balanced Scorecard (BSC) [3], o Prisma da Performance [4], o PuMP [5], etc.
Assim, quando observando o negócio, a direção de uma empresa pode optar pelo Balanced Scorecard ou Prisma porque essas abordagens ajudam a comunicar e desdobrar a estratégia da organização nos diversos níveis. Esses modelos, entretanto, não são adequados para os aspectos operacionais.
Então, ainda que os gestores desses processos devam, por coerência, considerar a metodologia corporativa, podem optar por soluções mais apropriadas, como a QCAMS (Qualidade, Custo, Atendimento, Moral e Segurança), disseminada pelos programas de Qualidade Total [6Falconi]. Outro modelo útil para gerar um grupo equilibrado de indicadores operacionais é o apresentado por Estevez-Reyes [7].
Uma pesquisa feita pelo Instituto KPI (veja o gráfico) mostra que quase um terço das organizações adota o BSC para sua gestão do desempenho. Mas analise e compare, antes de escolher o “teu” sistema.
Fonte: The KPI Institute. Highlights: State of Strategy Management Practices in 2021. Performance Magazine. Nº 21, 2022. p. 43. Melbourne, Austrália.
Nota: O Modelo EFQM citado na pesquisa é semelhante ao modelo de gestão oferecido pela Fundação Nacional da Qualidade e, na prática, é pouco útil para orientar a escolha dos indicadores.
“O desempenho deve ser medido naquilo que é relevante para a organização”.
Referências
1. Juran, J. M. Planejando para a Qualidade. Editora Pioneira. 1ª edição, 1990.
2. Hronec, Steven M. Sinais Vitais. Matron Books.
3. Kaplan, Robert S., Norton, David P. A Estratégia em Ação: Balanced Scorecard. Editora Campus. 13ª edição. 1997.
4. Neely, Andy et alli. The Performance Prism: The Scorecard for Measuring and Managing Business Success. Prentice Hall. Great Britain. 2002.
O que os outros entendem é tão importante quanto o que você diz.
Definição operacional é uma descrição que permite comunicar um conceito, permitindo que todos os envolvidos avaliem da mesma forma a característica em questão. Ela funciona como uma ponte entre conceitos abstratos e a realidade, facilitando e dando objetividade à comunicação. Portanto, tem que ser específica, concreta, mensurável e útil para as pessoas envolvidas.
A necessidade de definições operacionais e padrões foi evidenciada por Paul Rubenstein [1] ao afirmar que há divergências até no número de empregados visto pelo RH e pela área financeira das organizações.
A definição operacional de um conceito pode mudar de acordo com a aplicação. Por exemplo, o termo “limpo” tem significados bem diferentes em uma montadora de automóveis e em uma sala de cirurgia de hospital. Logo, é melhor pensar em definições operacionais adequadas, em vez de corretas ou erradas.
A Definição Operacional é uma ponte entre conceitos abstratos e a realidade, facilitando e dando objetividade à comunicação.
Um componente importante de uma definição operacional é a especificação do método de medição a ser utilizado. Por exemplo, o absenteísmo informado no relatório mensal inclui também os atrasos e as faltas legais ou só as ausências médicas e as não justificadas?
Um exemplo
Um indicador importante para os clientes das companhias aéreas é a pontualidade. Mas você sabe qual é a referência ou momento que caracteriza a saída no horário?
Entrada do último passageiro.
Fechamento das portas.
Acionamento dos motores.
Autorização da torre para entrar na pista de decolagem.
Perda de contato com a pista, na decolagem.
A Agência Nacional da Aviação Civil (ANAC) – que publica as estatísticas oficiais – os passageiros e as companhias aéreas que são avaliadas por esse resultado têm que ter o mesmo entendimento. No caso, a Instrução de Aviação Civil 1502-0699 [2] estabelece que os voos domésticos serão considerados como pontuais se a partida dos motores ocorrer até 10 (dez) minutos antes ou até 15 (quinze) minutos após a hora prevista. Portanto, a resposta correta é c.
Outros exemplos
Uma companhia aérea afirma que tem um baixíssimo volume de bagagens extraviadas, mas contabiliza apenas as bagagens não localizadas no prazo de 180 dias; antes deste prazo as bagagens são consideradas como tendo “erro de destinação”. Os clientes, entretanto, adotam uma premissa diferente: bagagem extraviada é aquela que não aparece na esteira ao final do voo. A divergência de definição do que seja uma “bagagem extraviada” dificulta o relacionamento entre a empresa e os clientes.
A área de manutenção das empresas industriais com os melhores desempenhos tem menos de 10% de trabalho não planejado, geralmente atingindo apenas 5% de trabalho não planejado dentro dos horários diários previstos. Mas, para que esses referenciais de desempenho tenham utilidade, é necessária uma definição clara de “trabalho não planejado” – por exemplo, “serviço adicionado aos planejamentos diários menos de 19 horas antes do início do dia ou turno de trabalho”.
O número de horas no ano deve ser explicitado, pois pode ser 8.760 (365 dias x 24h), 8.640 (360 dias x 24h) ou ainda 8.766, se tomada uma média considerando os anos bissextos que acontecem a cada 4 anos.
Do mesmo modo, milhas podem ter 1.609, 1.852 ou ainda 1.418 metros, dependendo de se usar milhas terrestres, milhas náuticas ou milhas romanas.
A utilização de definições operacionais elimina muitos conflitos, pois dá clareza às expectativas e à avaliação dos resultados. Assim, antes de combinar algo, é importante esclarecer se o entendimento é o mesmo para todos os envolvidos.
Mensuração começa com uma definição operacional clara. Na IBM, pedi para 25 pessoas definirem ”inovação” e recebi 25 diferentes definições! Você precisa ter uma definição operacional, ainda que imperfeita. – Dean Spitzer
Foto do Shakespeare’s Globe Theater – London.
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Antes das empresas para medir audiência, já existiam soluções para esse problema que sempre afligiu os profissionais do teatro, como explica Doc Comparato, em seu livro Da Criação ao Roteiro [1]:
“Em 1500 existiam nove teatros em Londres, outros tantos em Paris e alguns mais em Roma. Como se media a audiência naquela época? Pela quantidade de “merda” de cavalos que se acumulava na frente dos teatros europeus no dia seguinte à apresentação das peças. As pessoas iam de carruagem assistir às peças. Quanto maior o sucesso, mais cavalos parados na frente do teatro durante a apresentação do espetáculo. Na manhã seguinte se media o êxito de determinado grupo teatral pela quantidade de fezes de animais que era recolhida. Daí surge a expressão mérde ou “merda” em português antes de estrear algum espetáculo teatral ou cinematográfico, que ao contrário do que se pode imaginar significa “boa sorte”.
Esse tipo de avaliação indireta pode ser bastante vantajoso quando a medição direta é difícil ou cara. Nesses casos escolhemos um parâmetro – ou proxy – que se comporta de modo similar ou proporcional ao da variável que desejamos medir e, portanto, por ser usado no lugar dessa.
Outro exemplo interessante de uso de proxy foi dado por Hans Rosling, no livro Factfulness [2], quando ele afirma que a “Taxa de Mortalidade Infantil” pode ser uma melhor referência do desenvolvimento de um país do que o clássico Indicador de Desenvolvimento Humano (IDH).
Referências:
1. Comparato, Doc. Da Criação ao Roteiro: teoria e prática. Summus, São Paulo. 2009.
2. Rosling, Hans. Factfulness: Ten Reasons We’re Wrong About the World – and Why Things Are Better Than You Think. Parte do resumo disponível em https://www.gatesnotes.com/media/features/books/Factfulness_Excerpt.pdf. Acesso em 30.05.18.
